Ibland kan det som räddar ditt bacon också kasta det i elden. Ta tillfälliga arbetstagare, till exempel anställda hos bemanningsföretag och flexibla talanger. De flesta rekryterande chefer (60 %) använder sig av flexibla talanger. Men reglerna för klassificering av oberoende entreprenörer är ibland fortfarande luddiga, och anställningsreglerna är komplicerade för anställda på bemanningsföretag och andra som inte räknas som oberoende entreprenörer. Utan att ha rätt åtgärder för efterlevnad på plats kan företag omedvetet hamna i en riskabel situation med samanställning. Om det inte hanteras på rätt sätt kan den externa talang du förlitar dig på för att förbli konkurrenskraftig också utsätta ditt företag för risker.

Vad är samanställning?

För att bättre förstå dina risker ska vi klargöra vad samanställning är. Samanställning, ibland kallad gemensam anställning, är ett arrangemang där två eller flera företag är involverade med en arbetstagare och båda kan uppfylla den lagstadgade eller common law-definitionen av en arbetsgivare för samma arbetstagare. Med andra ord, när två eller flera företag utövar verklig eller potentiell kontroll över hur en person arbetar och vad han eller hon gör, kan båda företagen betraktas som arbetsgivare för juridiska och efterlevnadsrelaterade syften.

Co-anställning kan förekomma på flera olika sätt. Ett vanligt scenario är när ditt företag kontrakterar en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) för att hantera HR-uppgifter. PEO kan hantera personalrelaterade funktioner som anställning, förmåner och löner. Men om ditt företag kontrollerar alla väsentliga villkor för arbetet för enskilda arbetstagare, till exempel arbetstider, fördelning av arbetsuppgifter eller liknande, kan du också betraktas som en arbetsgivare.

Ett annat vanligt sätt som samanställning kan förekomma är när du anlitar bemanningsföretag. Bemanningsföretaget kan anställa personen för sina kunder och ansvara för HR-funktionerna, t.ex. tidsuppföljning och löneutbetalning. Men om du som kund kontrollerar de dagliga detaljerna i arbetet kan du också betraktas som en arbetsgivare.

Gemensamma myter om samanställning

En hel del förvirring och rädsla omger samanställning. Det mesta är onödigt. Låt oss börja med att avliva några vanliga myter:

Myt 1: Samarbete är en dålig sak

Det är inget fel på samarbete i sig, och det är inte något man förbinder sig till. Det är inget problem med att vara medarbetsgivare för ett annat företags anställda så länge som varje företag uppfyller alla arbetsrättsliga krav. Se bara till att du samarbetar med ett företag som känner till reglerna och att ni arbetar tillsammans för att säkerställa lämpligt beslutsfattande och beteende.

Myt 2: Att använda sig av oberoende entreprenörer innebär en risk för samanställning

Att använda sig av oberoende entreprenörer skapar inte samanställning om de är korrekt klassificerade. Korrekt klassificerade ICs har ingen arbetsgivare eller medarbetsgivare.

Myt 3: Bemanningsföretag skyddar dig från risk för samanställning

Som du har lärt dig av scenarierna för samanställning ovan, skyddar bemanningsföretag dig inte alltid från risk. Om du använder ett bemanningsföretag som inte följer arbetsrättsliga krav kan ansvaret för eventuella överträdelser också vara ditt.

4 sätt att undvika samanställningsrisker

Ser du ett gemensamt tema än? Att fastställa samanställning beror till stor del på hur mycket du kontrollerar arbetstagarna i fråga. Här är fyra sätt att undvika risk för samanställning:

Gör rätt klassificering

Frånsett samanställning är klassificering av arbetstagare det viktigaste steget när du anlitar tillfälliga arbetstagare. För om du gör fel klassificering kan det leda till betydande påföljder och böter. Om du anlitar flexibla talanger regelbundet är det ofta mer kostnadseffektivt att använda en välrenommerad klassificeringstjänst. Välj en som klassificerar talangerna för varje projekt. Om du har omfattande behov, överväg en tjänst som klassificerar på varje plats där du kan anlita IC:s.

Nedan följer ett snabböversiktsschema som visar de allmänna skillnaderna mellan en oberoende entreprenör och en anställd i USA.Observera att faktorerna kan variera eftersom testerna är avvägningstester:

Behandla oberoende entreprenörer som företag

Independent Contractors jobbar som sina egna företag. En oberoende entreprenör arbetar projektvis, bestämmer sina egna priser och hur de ska få arbetet utfört. Detta kan inkludera att lägga ut delar av projektet på entreprenad till andra IC:s. Du kontrollerar aldrig när, var eller hur arbetet utförs. Du berättar helt enkelt för IC vad du vill ha gjort (t.ex. skapa en mobilapp med viss funktionalitet), kommer överens om ett pris och en tidsfrist, och kliver sedan åt sidan och väntar på leveranserna.

Säkerställ att bemanningsföretag följer arbetsrättsliga bestämmelser

Om du använder dig av ett bemanningsföretag ska du se till att de är ansvariga för och har resurserna för att följa alla tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. För när en anställd i ett bemanningsföretag arbetar nära dig kan samanställningsstatus gälla. Även om du behandlar arbetstagaren korrekt kan både ditt företag och bemanningsföretaget vara ansvariga om bemanningsföretaget begår överträdelser.

Om du behöver mer skydd, skaffa rätt partner

Om du behöver mer skydd mot risker i samband med samanställning, skaffa hjälp. Samarbeta med någon som Upwork Enterprise Compliance Solution som klassificerar tillfälliga arbetstagare som antingen IC:er eller anställda för varje projekt och erbjuder ersättning från risker. Processen kan vara snabbare än vad du använder nu. Upwork klassificerar 95 % av åtagandena inom tre dagar.

För arbetstagare som klassificeras som anställda kan du överväga att använda en extern tjänst. Upworks lönetjänster ger dig tillgång till granskade bemanningsföretag som sköter allt pappersarbete. Det mesta av risken och huvudvärken hanteras eftersom allt från anställningsavtal, löneutbetalning och efterlevnad av förmåner tas om hand åt dig.

Oklar lagstiftning gör det svårt att ta itu med risken för samanställning på egen hand

Summan av kardemumman är att företag måste anlita olika typer av externa talanger för att kunna förbli konkurrenskraftiga. Men detta kan innebära utmaningar i fråga om efterlevnad eftersom IC-klassificering innebär att balansera många tester och analyser av amerikanska och globala lagar. För att lägga till utmaningen gäller många bestämmelser för arbetstagare som inte kvalificerar sig som IC:s.

För att hjälpa till att ta itu med dessa frågor och skydda sig mot riskerna med samanställning söker organisationer hjälp från externa tjänster som Upwork Enterprise Compliance Solution. Det är ett kostnadseffektivt sätt att lägga till ytterligare ett skyddslager.

Hältighetsförklaring: DEN HÄR ARTIKELN GER ENDAST ALLMÄN INFORMATION OCH Utgör INTE JURIDISK ELLER TAXA RÅDGIVNING. INGET UTTALANDE SKA TOLKAS ELLER ÅBEROPAS SOM JURIDISK ELLER SKATTEMÄSSIG RÅDGIVNING. VARJE SITUATION VARIERAR, OCH LÄSARNA BÖR SÖKA RÅD OM SINA SÄRSKILDA OMSTÄNDIGHETER FRÅN SINA EGNA RÅDGIVARE.