Om du vill utveckla ditt företag måste du komma igång på rätt sätt.

För att få den enorma tillväxt du hoppas på under de kommande åren bör du se till att ditt företag är organiserat.

Detta är lättare för ett stort företag och en enorm budget – och hundratals (eller tusentals) anställda – plus massor av tid att ägna åt att hålla sig organiserad.

Men hur kan du se till att ditt lilla företag är i ordning när du har ont om pengar och bara har några få anställda?

Ja, jag har varit där förut.

Jag vet hur smärtsamt det är att desperat kämpa mot den oordning som drabbar alla småföretag.

Och jag vet att även om du använder de bästa verktygen för att få ditt företag att växa, kan framgången dröja om du inte sätter rätt saker på plats för att se till att du växer.

Hantera ditt kontor och din förvaring

För att komma igång måste du se till att din fysiska omgivning är snygg och organiserad.

Detta säkerställer att du kan prestera på din högsta nivå. På många sätt avgörs hela företagets organisation av hur organiserat ditt skrivbord är.

För att börja med ska du se till att allting har en specifik plats, även om den platsen ligger i en hög med papper på ditt skrivbord.

För att utnyttja utrymmet på bästa sätt rekommenderar Bellevue Business Journal att du använder dig av vertikala förvaringsmöjligheter för att förbättra ditt arbetsflöde och din effektivitet.

Med tanke på att pappersarbete tenderar att ta en stor del av tiden och resurserna hos de flesta moderna kontorsarbetare bör du överväga att lagra detta offsite.

Detta innebär att du kommer att spendera mindre tid på att hantera dina dokument, och du kan vara säker på att de är säkra och skyddade bättre än vad du kan göra själv.

Om detta inte är exakt din arbetsstil ska jag dock visa dig en annan metod som kan bidra till att minska din pappersarbetsbörda om en minut.

Håll koll på kundsupport

Dina lojala kunder är hjärtat i ditt företag.

Och även om de tar mycket av din tid och dina resurser i anspråk är det väl investerad tid att hålla dem glada och nöjda med de tjänster du har att erbjuda.

För att se till att du når ut till dem på ett effektivt sätt kan du överväga att använda ett program som Groove, som gör att du kan hantera dina kundärenden på ett effektivt sätt.

Detta gör att du kan ägna mindre tid åt att hantera kunder och mer tid åt att förbättra din produkt och dina affärssystem.

Det är viktigt att automatisera ditt system, men det är en dålig idé att automatisera dina relationer med kunderna.

Använd programvara som Groove som gör det möjligt för dina anställda att stärka relationen till dina kunder, men försök inte automatisera processen.

Detta kommer bara att leda till att du känner dig frustrerad när kunderna lämnar dig för konkurrenter som behandlar dem bättre.

Gör det istället enkelt att behandla dina kunder med service i världsklass så kommer de att belöna dig med kontinuerliga affärer och hänvisningar.

Planera dina kampanjer i sociala medier i förväg

Om du driver en marknadsföringskampanj i sociala medier med en liten budget måste du minska den tid du spenderar på att hålla saker och ting online.

Istället för att slösa tid på att publicera inlägg med några timmars mellanrum bör du planera saker i förväg.

Denna enkla organisationsteknik kommer att spara dig oräkneliga timmar och hjälpa dig att förbättra din effektivitet och produktivitet.

Det finns också en annan teknik som kan ta saker och ting till nästa nivå. Istället för att bara skriva inlägg i sociala medier för de kommande dagarna, varför inte låta ett verktyg publicera dem åt dig?

Meet Edgar är ett utmärkt sätt att hantera ditt innehåll i förväg, vilket gör att du kan skriva uppdateringar i sociala medier en gång och sedan låta dem skickas ut flera gånger efteråt.

Det här är ett utmärkt sätt att hålla saker och ting organiserade utan att behöva upprepa dig själv genom att ständigt uppdatera dina sociala flöden.

Hantera dina utgiftskvitton

Om du har drivit ditt lilla företag under någon längre tid vet du hur frustrerande det kan vara att hantera alla dina utgiftsredovisningar.

De är besvärliga att spåra och registrera, men de måste hanteras så att du kan hålla dig uppdaterad med skatterna och se till att dina finanser är i ordning.

Du kan dock inte bara skjuta upp dem när det dyker upp viktigare arbete. Du bör spåra varje köp och transaktion varje vecka.

Lösningen?

Använd programvara som Expensify som gör allt arbete och håller dina utgifter organiserade och registrerade så att du kan fokusera på de saker som verkligen är viktiga.

Och på tal om att låta programvara sköta ditt pappersarbete kan du utvidga detta till andra områden i ditt företag för att få fantastiska resultat.

Gå papperslös

Om du vill minska röran och hanteringen som är förknippad med alla papper som du måste hålla reda på, kan det vara dags att gå papperslös.

Detta innebär att du i stället för att hålla reda på dussintals filer och mappar hela tiden bara reducerar allt till digitala skanningar av de viktigaste dokumenten.

Om du ska pröva det här behöver du ett sätt att snabbt skanna dokument i farten så att du inte behöver kämpa för att hålla jämna steg med arbetsbördan.

CamScanner är en bra app för att skanna dina räkningar och andra papper snabbt och enkelt.

CamScanner låter dig behålla filerna i appen, men du kan också överföra dem till din dator.

Om du behöver dela de här filerna med ett team av personer rekommenderar jag att du förvarar dina arkiverade filer i ett program som Dropbox.

Detta säkerställer att alla i ditt lilla företag är uppdaterade med de senaste dokumenten, men du behöver inte oroa dig för omfattande filhantering offline.

Organisera dina lösenord

Om du är som de flesta människor har du ett av två system för att hantera dina lösenord.

Endera använder du samma lösenord hela tiden för olika webbplatser, eller så glömmer du hela tiden bort de lösenord du har ställt in för varje webbplats.

Istället för något av dessa rekommenderar jag ett tredje system: att låta en app hantera dina lösenord åt dig.

Ja, du kan göra detta automatiskt i en webbläsare som Chrome. Men tyvärr är detta inte helt säkert, eftersom alla som har tillgång till din dator kan använda dem.

Istället rekommenderar jag att du använder 1Password för att hantera dina lösenord. Detta är ett program som lagrar dina lösenord tillsammans i appen för mobilen och datorn.

Till skillnad från Chromes autofyllningsfunktion måste du dock ange ett enda lösenord för att få tillgång till de andra lösenorden.

Detta är en serie av några få ord, vilket är lätt att komma ihåg, men nästan omöjligt att hacka.

Här är hur det fungerar. Låt oss säga att du behöver logga in på ditt konto på Stripe. Du skulle gå till inloggningssidan för Stripe.

Du kan antingen klicka på 1Password-ikonen i Chrome, eller så kan du ange tangentbordsgenvägen Kommando + \.

Detta visar 1Password-formuläret, där du anger det ordbaserade lösenordet som ger dig tillgång till andra lösenord.

1Password fyller sedan automatiskt Stripe med dina inloggningsuppgifter och sparade lösenord. Det loggar också in dig automatiskt, så det är ett klick mindre du behöver göra.

1Password lagrar information för en mängd olika konton.

Det bästa är att varje webbplats kan ha ett komplext, unikt lösenord, men du kan få tillgång till dem alla med din enda fras.

I själva verket genererar 1Password till och med ett slumpmässigt lösenord med hög säkerhet om du vill det.

Detta innebär att mindre av ditt minne ägnas åt lösenord, och du kan få mer gjort genom att arbeta effektivt och hålla dina inloggningar organiserade.

Förbättra din arbetsyta för ökad produktivitet

Om du ska göra framsteg med ditt företag måste du skapa en miljö som stöder den visionen.

Det finns några beprövade tekniker som kan hjälpa dig att få ut mer av din arbetsyta.

Tro det eller ej, men genom att lägga till några växter runt ditt kontor kan du öka produktiviteten med 15 % genom förbättrad koncentration.

Du får också ett uppsving genom att använda ett stående skrivbord och rensa upp dina kablar.

Dessa tekniker hjälper dig att hålla dig energisk och fokuserad utan de distraktioner som kommer från en rörig arbetsplats.

De kanske bara tar några minuter, men även små förändringar som förbättrar din produktivitet kan göra en stor skillnad i hur organiserat och produktivt ditt lilla företag är.

Håll koll på anteckningar i molnet

Om du skriver anteckningar, uppgifter att göra, idéer och kontaktinformation på pappersbitar eller vad som ligger närmast till hands är det dags att bli mer organiserad.

Som du förmodligen redan vet att Evernote är ett bra sätt att göra detta, bör du börja implementera det omedelbart.

För att få Evernote att fungera på bästa sätt måste du bestämma dig för vilken filosofi du ska tillämpa.

Kommer du att registrera allt där och sedan använda sökfunktionen för att hitta dina anteckningar senare?

Och kommer du att noggrant placera dina anteckningar i mappar och använda taggar och rubriker för att se till att du vet vad som finns i programmet?

Varje av dessa är ett giltigt alternativ. Nyckeln är att skapa ett system som fungerar för dig och sedan fortsätta att använda det.

Håll datorns skrivbord organiserat

På samma sätt som ditt fysiska skrivbord ska vara rent och för att hjälpa dig att hålla dig organiserad och få arbetet gjort, ska även ditt digitala skrivbord vara rent och organiserat.

En bra tumregel är att om du inte kan se din skrivbordsbakgrund bör du arbeta för att minska och ta bort de saker som rör sig på din dator.

När du har städat upp på din huvudskärm, kan du överväga att eliminera dina nedladdade filer och ta bort alla länkar eller andra filer som du inte använder.

Om du vill kan du även rensa ut papperskorgen och spara lite hårddiskutrymme.

Detta är ett utmärkt sätt att ge en uppfriskande titt på dina arbetsprocesser som hjälper dig att hålla dig organiserad.

Förbättra ditt schemaläggningssystem

Om du har frekventa möten, videochattar eller fönster för andra att schemalägga tider för att arbeta med dig behöver du ett sätt att hantera dessa tidsblock på ett effektivt sätt.

De flesta brukar använda sig av fram- och återvändande mejl och kalenderinbjudningar för att schemalägga händelser av det här slaget.

Men den ständiga justeringen av scheman kan vara påfrestande och ett slöseri med tid. Hitta istället en perfekt tid att träffas med hjälp av ett program som Calendly.

Calendly låter andra schemalägga en tid för att arbeta med dig, så att du inte behöver skicka meddelanden fram och tillbaka alls.

Det är ett enkelt sätt att hålla kontakten med andra utan den förvirring som vanligtvis följer med schemaläggningsbekymmer.

Spåra din tid effektivt

Om du är frilansare vet du hur viktigt det är att spåra dina fakturerbara timmar.

Men även om du inte behöver spåra timmarna för att se till att du får betalt är det en bra idé att börja använda ett program som Toggl.

Toggl är ett snabbt och enkelt sätt att spåra din tid, vilket kan vara till hjälp för alla småföretagare.

Om du skapar separata projekt och uppgifter i Toggl kan du enkelt hålla koll på de timmar du lägger ner för att nå dina viktigaste mål.

Istället för att undra varför du inte har uppnått de riktmärken du satt tidigare kan du använda Toggl för att hålla dig organiserad och hålla koll på hur du spenderar din mest värdefulla resurs – din tid.

Håll koll på fakturor och betalningar

Varje litet företag behöver hantera betalningar, fakturering och fakturering. Detta är en kritisk uppsättning uppgifter som håller företaget vid liv, men det kan vara en kamp att hålla allt organiserat.

Istället för att ständigt arbeta för att se till att detta är effektivt för dig, kan du överväga att använda ett program som FreshBooks för att hantera dina fakturor.

Håll dig i minnet att den stora majoriteten av den betalningsinformation som du behöver hantera inte direkt påverkar kvaliteten på ditt arbete eller vädjar till dina kärnkompetenser.

För någon av dessa typer av administrativa uppgifter kan du styra dem till programvara för att spara tid åt dig själv.

Jo färre uppgifter du behöver utföra på en dag, desto mer kan du fokusera på de områden som verkligen tilltalar dig och som hjälper dig att åstadkomma det du behöver.

Planera i förväg för kvartalsskatter

Om ditt företag är baserat i USA måste du se till att du betalar de kvartalsskatter som ska betalas med några månaders mellanrum.

Även om du inte är baserad i USA, måste du dock hålla dig uppdaterad om skattepolitiken för ditt land och din region.

Detta är inte bara något du bör tänka på att organisera.

Om du inte följer skattebestämmelserna där du bor kan du få betala böter eller till och med bli avstängd.

För att se till att du håller dig uppdaterad med skatterna och betalar de belopp som ska betalas vid olika tidpunkter kan du titta på en tjänst som inDinero.

Den kommer att vägleda dig för att se till att du håller dig uppdaterad med skatterna utan att du behöver spendera för mycket tid på att hålla dig organiserad med kraven för din lokalitet.

Tämja din e-postinkorg

Om din inkorg svämmar över av olästa e-postmeddelanden kan det vara frustrerande och det kan ta alldeles för mycket av din tid i anspråk.

Du kommer att bli mer framgångsrik med ditt lilla företag om du reducerar detta till ett lågt antal viktiga e-postmeddelanden och rensar ut din inkorg regelbundet.

Produktivitetsexperten Brian Tracy rekommenderar att du håller en ren mejlinkorg, raderar skräpmejl och bara sparar de mejl som du kommer att behöva igen.

Om du har svårt att hantera din inkorg på ett effektivt sätt kan du prova Inbox by Gmail. Den här appen buntar ihop olika typer av e-postmeddelanden.

Det innebär att du snabbt kan se dina sociala uppdateringar, inköpskvitton eller reseplaner utan att behöva sålla bland viktiga personliga och arbetsrelaterade e-postmeddelanden.

Du kan arbeta dig igenom din inkorg ännu snabbare genom att skumma de mindre viktiga mejlen.

Detta är ett av många olika verktyg som kan bidra till att minska den tid du spenderar på att skicka och ta emot mejl, och det kommer att spara dig massor av timmar samtidigt som du håller dig mer organiserad.

Rensa upp din läslista

Om du är som många andra företagare hittar du ständigt artiklar som du vet kommer att hjälpa dig att utveckla ditt företag och öka dina intäkter och konverteringar.

Om du inte har tid att läsa artikeln lagrar du den troligen någon annanstans, till exempel som ett bokmärke i din webbläsare eller genom att mejla den till dig själv.

Om det är fallet vill du ändra denna otympliga lista med artiklar till något som du enkelt kan hantera.

Jag rekommenderar Pocket, som hjälper dig att hålla reda på artiklar och videor som du vill läsa eller titta på senare. Det är ett enkelt system som håller intressanta artiklar som du sparar.

För att använda det vill du först hitta en artikel som ser intressant ut. Om du installerar tillägget Pocket Chrome måste du klicka på det i webbläsarfönstret.

I rullgardinsmenyn som visas kan du lägga till en tagg och se relaterade artiklar som andra har sparat för att läsa senare.

Omedelbart visas den nya artikeln som du sparar i din huvudlista med artiklar att läsa på Pocket.

Ännu bättre är att de artiklar du sparar på Pocket finns tillgängliga att läsa på alla dina enheter. Det gör det enkelt att fortsätta läsa på telefonen när du reser.

Att ha en läslista med artiklar på Pocket gör att du snabbt kan spara intressanta stycken utan att skapa en rörig lista någonstans på din dator.

Om du läser mycket på nätet är det ett bra sätt att organisera ditt läsmaterial och hålla det tillgängligt för åtkomst på alla dina enheter.

Minska din fysiska pappersförvaring

Jag nämnde tidigare att pappersarbete är en stor frustration för många småföretagare.

Du kan minska den tid du ägnar åt att hantera pappersarbete genom att först skapa ett organisationssystem för din arbetsplats.

Om du vill kan du ta din pappershantering från en intern uppgift till något som ett annat företag gör åt dig.

Om inget av dessa låter som ett tilltalande alternativ , är allt hopp inte förlorat. Börja med att organisera dina lagrade dokument i en logisk ordning.

Se till att ha dina viktigaste papper nära till hands så att de är lätta att komma åt.

För alla papper som du inte längre behöver bör du göra dig av med dem. Ju fler papper du gör dig av med, desto mindre utrymme behöver du oroa dig för.

Detta är det enskilt mest effektiva sättet att hålla dina papper organiserade utan omfattande hanteringssystem. Släng helt enkelt det som inte behövs.

Om du har viktiga filer och dokument som inte kan slängas kan du överväga att använda en tjänst som Shred-It för att förstöra dina dokument.

Det här är ett utmärkt sätt att hålla dig säker och minska arbetsbördan och besväret i samband med de papper som du behöver hantera dagligen.

Jo färre delar du behöver oroa dig för i ditt småföretags organisationssystem, desto mer kan du fokusera på det som är viktigast för ditt företag.

Slutsats

Om du vill utveckla ditt företag måste du se till att du är organiserad så att du kan hantera den oundvikliga tillväxten som du bör förvänta dig.

För att kunna göra det måste du se till att din ekonomi är i ordning. Se till att spåra dina utgiftskvitton och transaktioner.

Säkerställ att du är redo för eventuella skatter som måste betalas under året.

Om dina finanser är organiserade måste du se till att ditt kontorsutrymme också är organiserat. Använd några beprövade metoder för att öka produktiviteten genom att organisera ditt förvaringsutrymme.

Och även om det kanske inte är en lösning för alla, kan du överväga att bli papperslös. Lagra alla dina dokument i molnet och strimla de extra papper som rör sig på din arbetsplats.

Din tid är en av dina mest värdefulla varor som småföretagare, så se till att den är organiserad med hjälp av tidsuppföljning och schemaläggning.

Se till att minska dina arbetsuppgifter genom att förbättra ditt arbetsflöde för e-post, hantera din läslista och hålla ordning på dina anteckningar, lösenord och ditt skrivbord.

Finally, automate your marketing campaigns and keep a process in place to handle customer relations and support.

What strategies will you use to keep your small business organized?