Har du någonsin stannat upp och funderat över riskerna i dina projekt? Om du är som de flesta tekniska yrkesverksamma kommer du bara till jobbet på morgonen och börjar ditt projekt där du slutade dagen innan. Du försöker att sätta pricken över i:et och korsa alla t:n och håller sedan tummarna för att oväntade saker inte kommer att drabba dig.

Standarderna för projektledning föreskriver att du i förväg ska planera för risker för projektets kritiska framgångsfaktorer. Varje risk ska identifieras och rangordnas på en skala av sannolikhet och allvarlighetsgrad (1-10 eller liknande) i en risklogg.

Risk = sannolikhet x allvarlighetsgrad

När den väl har prioriterats finns det fem primära sätt att hantera dina projektrisker:

1. Förhindra.
2. Acceptans.
3. Övervaka och förbereda.
4. Mildring.
5. Transferering.

Avvikelse

Och även om det ofta inte är möjligt, är detta det enklaste sättet att avlägsna risker från ett projekt. Det innebär att man tar bort de uppgifter som innehåller risken från projektet.

Undertiden kan man ta bort en liten del av ett projekt som innehåller en stor riskfaktor. I det fallet är proaktiv riskhanteringsplanering en mycket värdefull insats.

Förändring av projektplanen för att ta bort en risk innebär förändringar av projektets omfattning, resurser och/eller tid, men det kan vara rätt svar.

Acceptans

På andra sidan av spektrumet innebär acceptans att man planerar in risken i projektet. Om det inte går att hitta en bättre strategi kan det räcka med att acceptera risken för att gå vidare med projektet.

Håll dig i minnet att alla projekt är behäftade med risker i någon form. Det är inte absolut nödvändigt att alla risker elimineras. Men de bör specificeras och analyseras i nödvändig omfattning så att de ingår i projektplanen och alla berörda parter har skrivit under på att de accepterar risken. Ledningen bör informeras om att det kan få konsekvenser för kostnad/tid/etc. om risken inträffar.

Det kan vara klokt att tillåta en oförutsedd händelse – tid, kostnad eller resurser – som en del av att acceptera en projektrisk.

Bevaka och förbereda

Som liknar att acceptera risken, kan detta svar användas för större risker som har en hög sannolikhet och/eller allvarlighetsgrad, men som måste accepteras av projektet. Det innebär följande två saker:

• Skapa planer för övervakning av de utlösare som aktiverar risken.
• Bygga handlingsplaner som omedelbart kan mobiliseras när risken uppstår.

Vad sägs om att ledningen påtvingar en orealistisk tidsfrist. Sannolikheten för att projektets tidsplan överskrids är hög. Projektplanen skulle kunna innehålla följande: ”Veckovis övervakning av tidtabellsavvikelsen och ett meddelande till X personal så snart tidtabellsavvikelsen är större än Y”. När det händer behöver du inte tänka. Detta är ett exempel på Monitor and Prepare.

Mitigation

Då risken är en funktion av sannolikhet och allvarlighetsgrad, kan båda dessa faktorer granskas noggrant för att minska risken för att projektet ska misslyckas.

• Sannolikhet för att det inträffar. Vidta åtgärder för att minska sannolikheten för att en risk ska inträffa. Detta är vanligtvis ett mer föredömligt alternativ än att minska allvarlighetsgraden eftersom det är bättre att inte uppleva riskens förekomst från början.
• Svårighetsgrad. Minska riskens inverkan på projektets kritiska framgångsfaktorer.

Här är några idéer för brainstorming:

1. Reducera komplexiteten i förfaranden och/eller operationer.
2. Utför ytterligare testning.
3. Lägg till mer resurser.
4. Lägg till tid i schemat (skapa en buffert).
5. Skapa ytterligare eller mer detaljerade prototyper.
6. Gör ytterligare teknisk utbildning för personalen.
7. Gör fler platsbesök.
8. Skriv ytterligare specifikationer.

Överföring

Slutligt kan du överföra risken på en annan part. Naturligtvis kräver detta vanligtvis någon form av kompromiss (eller kostnad). Att flytta konsekvensen av en risk till en tredje part är inte alltid lätt men förbises ofta. Här är några idéer:

1. Köp en försäkring.
2. Lägg ut svårt arbete till ett mer erfaret företag.
3. Använd ett fast pris i stället för ett kontrakt med enhetspris (om du är ägare; vice versa om du är säljare).
4. Skippa garantier och/eller garantier.

Vilken metod du än använder för att hantera dina projektrisker hoppas vi att du tar dig tid att göra det. Skapa en risklogg för varje riskobjekt och skriv ut en strategi för att hantera varje risk. Jag tror att du kommer att upptäcka att projektframgång inte längre kommer att vara så svårfångad.

.