Röstbrevlådan introducerades i slutet av 1970-talet. Gordon Mathews grundade 1979 ett företag som hette VMX. VMX stod för ”voice mail express” och Mathews fick ett amerikanskt patent för sin digitala uppfinning 1982. VMX var den första leverantören av röstbrevlådetjänster och dess första kund var 3M. Systemet spelade in och hanterade meddelanden med hjälp av den digitala teknik som fanns tillgänglig i slutet av 1970- och 1980-talet. Vissa företag använder fortfarande sina VMX-system.
Röstbrevlådor är i huvudsak digitala inspelningar av utgående och inkommande röstmeddelanden som hanteras antingen av ett system på plats eller utanför platsen. Vissa användare köper system som drivs och förvaltas antingen av de egna anställda eller på kontraktsbasis av ett annat företag. Hemmaanvändare, t.ex. hemtelefonanvändare och mobiltelefonanvändare, använder ofta en extern tjänst, t.ex. deras telefonleverantör, för röstbrevlådor. Andra köper dock programvara som gör att deras dator kan bli ett elektroniskt meddelandesystem.
Reklam
Röstbrevlådesystem gör telefonsystem mer kraftfulla och flexibla genom att tillåta samtal och information att passera mellan parterna, även när båda inte är närvarande. I en arbetsmiljö förlitar sig kunder och affärsmän på röstbrevlådan, både för att lämna och skicka meddelanden. Utgående meddelanden är till exempel de meddelanden som människor använder för att hälsa på dem som ringer till deras linje. Det utgående meddelandet kan tala om för den som ringer om vems linje han eller hon har kommit till, när den personen kan komma att återkomma och om att lämna ett meddelande. Med denna information kan den som ringer lämna ett detaljerat meddelande som är lämpligast för hans eller hennes behov.
Voice mail är vanligtvis integrerat med telefonsystemet på plats, vilket gör det möjligt för både interna och externa användare att använda många funktioner. Sådana funktioner är bland annat åtkomst till meddelanden utanför anläggningen, personsökning och leverans av brådskande meddelanden.
Som i de gamla telefonsystemen har många röstbrevlådesystem i dag en ”operatör”. Skillnaden är att dessa operatörer inte är mänskliga, utan automatiska telefonister. Autoassistenterna vägleder användarna, både de som kommer inifrån och utifrån, genom de många alternativ som ett röstbrevlådesystem har att erbjuda. De instruerar användarna om hur de ska ange kommandon via telefonens knappsatser, till exempel hur de ska hämta ett meddelande.
På nästa sida ska vi tala om de olika typerna av röstbrevlådor.