Qu’est-ce que la date limite du formulaire W-2 – Le formulaire W-2 est un rapport annuel de paie qui indique le montant des impôts retenus sur le salaire des employés pour l’année et est utilisé pour déclarer les impôts fédéraux et étatiques.
Alors que l’année 2020 touche à sa fin, il est important pour tous les employeurs d’émettre le formulaire W-2 à leurs employés sans aucun retard afin qu’ils puissent commencer à préparer leurs déclarations fiscales annuelles. Et, en tant qu’employeur, vous devez également transmettre des copies des W-2 à l’Administration de la sécurité sociale (SSA), ainsi que le formulaire W-3 (une transmission résumant les W-2) ; et au gouvernement de l’État afin que les gouvernements puissent vérifier l’exactitude des déclarations fiscales.
Date limite W-2 pour 2020
Le tableau suivant vous aidera à vous souvenir de toutes les dates limites pour l’envoi des formulaires W-2 aux employés et pour leur dépôt papier ou électronique auprès de la SSA.
| Formulaire W-2 | Délai |
| Émission des formulaires W-2 aux employés | Le 1er février 2021 |
| Dépôt à la SSA par courrier | Le 1er février, 2021 |
| Déclaration à la SSA par voie électronique | Le 1er février 2021 |
La date limite pour la remise de copies aux employés, la déclaration sur papier ou la déclaration électronique à la SSA est la même, c’est-à-dire le 1er février 2021.c’est-à-dire le 1er février 2021.
- Vous devez fournir les copies B, C et 2 du formulaire W-2 à vos employés au plus tard le 1er février 2021.
- La date limite de dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de la SSA est désormais le 1er février 2021, que vous fassiez le dépôt au moyen de formulaires papier ou par voie électronique.
Pénalités W-2 pour dépôt tardif pour les petites entreprises
Il est important pour les employeurs d’envoyer les W-2 à leurs employés et de les déposer à la SSA avant la date limite du W-2, sinon de lourdes pénalités pour dépôt tardif ou informations erronées seront imposées.
Les pénalités vont de 50 à 530 dollars par formulaire fiscal W-2 manqué, selon le retard avec lequel les formulaires ont été soumis.
| Pénalités W-2 | Durée du retard |
| 50 $ par déclaration/187 500 $ maximum | Si vous déposez le formulaire correct dans les 30 jours de la date d’échéance |
| 110 $ par déclaration/536,000 $ maximum | Si vous produisez le formulaire entre 31 jours de la date d’échéance et le 1er août |
| 270 $ par déclaration/1,072 500 $ maximum | Si vous produisez votre déclaration le 1er août ou après |
| 550 $ par déclaration/aucune limitation | Négliger intentionnellement de produire une déclaration |
Dans le cas ci-dessus, l’IRS considère que vous êtes une petite entreprise si vous avez gagné une moyenne de 5 millions de dollars ou moins en revenus annuels pour les trois dernières années fiscales. Pour plus d’informations, consultez le site Internet de l’IRS.
W-2 Extension
Vous pouvez demander une prolongation de 30 jours à l’IRS en remplissant le formulaire 8809, Application for Extension of Time to File Information Returns, si vous pensez que vous allez manquer la date limite. Toutefois, la prolongation n’est pas automatique et elle ne sera accordée qu’en cas de « circonstances extraordinaires ou de catastrophe ». Si vous souffrez d’une catastrophe naturelle telle qu’un ouragan, une inondation, une tornade, ou si vos livres et registres sont détruits par un incendie, alors vous obtiendrez une réponse favorable à votre demande de prolongation.
La raison de la prolongation doit être expliquée clairement sur le formulaire 8809 et elle doit être signée sous peine de parjure.
Il sera préférable de déposer le formulaire 8809 entre le 1er et le 31 janvier ou le plus tôt possible lorsque vous avez besoin d’une extension.
Note : Vous ne pouvez pas demander une deuxième extension.
Pour plus d’informations, reportez-vous au Guide de l’IRS pour les instructions générales des formulaires W-2 et W-3.
Nous espérons que vous vous sentirez préparé, informé et prêt à envoyer les W-2 à vos employés et au SSA avant les dates limites du W-2. En plus de toutes les fonctionnalités nécessaires au traitement efficace de la paie pour votre petite entreprise, CheckMark Payroll vous permet d’imprimer ou d’envoyer par voie électronique les W-2 &W-3 à la SSA et à la plupart des États, sans frais supplémentaires. Vous pouvez également imprimer les formulaires 941,940, 944, 943, W-2 et W-3 remplis sur des formulaires vierges ou pré-imprimés.
Selon vos besoins, si vous déposez 250 formulaires ou plus pour l’année civile, le dépôt électronique est indispensable. Sinon, vous pouvez remplir le formulaire papier et l’envoyer par courrier à l’IRS pour moins de 250 formulaires.
Si vous avez des questions sur le dépôt du W-2, vous pouvez nous joindre à tout moment. Nous serons heureux de vous aider.