Timpii morți sunt un lucru rar în majoritatea locurilor de muncă – dar există o șansă bună să aveți parte de o zi lentă din când în când. (Dacă citiți aceste rânduri la locul de muncă, s-ar putea să aveți una astăzi.)

„Aceste perioade de liniște pot schimba jocul dacă le folosiți pentru a verifica dacă vă atingeți strategic obiectivele de la locul de muncă sau, mai important, dacă sunteți pe drumul cel bun pentru obiectivele dumneavoastră de carieră pe termen lung. Iar Anul Nou este ocazia perfectă pentru a bloca în mod intenționat acest timp”, spune Lynn Taylor, expert național în domeniul locului de muncă și autor al cărții Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

„Nu există nicio îndoială că angajații au mai multe pe cap decât oricând”, adaugă Mark Strong, un coach de viață, carieră și executiv cu sediul în New York. „Cu toate acestea, cu toții avem zile în care volumul de muncă încetinește sau apetitul nostru de a face muncă adevărată scade. Și este important să folosim zilele lente într-un mod mai strategic, deoarece acestea nu vin atât de des.”

Teri Hockett, director executiv al What’s For Work?, un site de carieră pentru femei, este de acord. Ea spune că, deși zilele lente sunt puține și rare în locurile de muncă de astăzi – cu siguranță nu sunt dispărute. „Majoritatea industriilor au perioade de inactivitate naturală, care asigură zile mai lente decât cele normale. Întotdeauna există o șansă de a-ți trage răsuflarea; șmecheria este să folosești bine timpul.”

Din păcate, angajații nu știu, de obicei, cum să își maximizeze timpul în zilele de lucru lente „pentru că aceste intervale rare sunt la fel de străine ca și cum șeful tău ar spune: „Ai făcut o treabă atât de bună în ultima vreme, cred că ar trebui să te retragi și să mergi acasă””, spune Taylor. „Cu toate acestea, dacă ești înțelept, lista ta de lucruri de făcut include proiecte pe termen mai lung; back burner, misiuni implicite pentru perioadele mai lente. Sau, veți folosi timpul pentru a reflecta asupra rolului dvs. general și dacă vă atingeți obiectivele mai mari.”

Strong spune că este destul de comun ca lucrătorii să folosească zilele mai lente pentru a trece în „viteză mică” și a finaliza sarcini precum curățarea birourilor, finalizarea sarcinilor personale sau socializarea cu colegii de muncă. „Asta este grozav”, spune el. „Dar o parte a zilelor mai lente poate și ar trebui să fie dedicată unor sarcini mai puțin evidente de „viteză mare”, care este o zonă care merită să fie luminată.”

„Cea mai mare parte din ceea ce văd și aud este că o încetinire îi face pe mulți angajați să intre pe internet”, spune Cynthia Kyriazis, președinte al Productivity Partners, Inc. „Nu neapărat pentru a primi e-mailuri sau pentru a face cercetări legate de muncă, ci pentru a se juca, a explora site-uri și concepte noi și, poate, pentru a face cumpărături online.”

Alții își vor lua pauze de prânz mai lungi, vor pleca mai devreme de la birou sau vor recupera corespondența personală – și acestea nu sunt neapărat alegeri rele, în funcție de circumstanțe, adaugă Taylor. „A vă lua ceva timp pentru a face lucruri care nu au legătură cu munca poate fi necesar pentru sănătatea dvs. mintală”, spune ea. „Studiile de la locul de muncă au arătat că pauzele sunt necesare pentru a reîmprospăta mintea și vă vor ajuta la productivitatea la locul de muncă. Dacă lucrați săptămâni întregi fără o pauză, veți suferi consecințele.”

În ziua de azi, este un dar să poți lucra la prioritățile personale și la cele legate de muncă fără toată presiunea și haosul pe care o aduce adesea o zi aglomerată, spune Kyriazis. Așa că veți dori să fiți pregătit din timp pentru a face ca acest timp să conteze.

Iată 14 lucruri pe care ar trebui să le faceți într-o zi lentă la serviciu:

Organizați-vă. Petrecerea timpului căutând informații rătăcite scade concentrarea și energia și sporește stresul, spune Kyriazis. „Din moment ce dezordinea este simptomatică pentru întârzierea luării deciziilor, o zi lentă ar putea fi un moment excelent pentru a lua unele decizii și pentru a pune sub control monstrul de hârtie și informații. Vă ajută să vă eliberați biroul și mintea.”

Acum este, de asemenea, șansa dvs. să vă ocupați de acele e-mailuri care vă inundă căsuța de e-mail, adaugă Hockett. „Folosiți acest timp pentru a vă curăța căsuța poștală de primire urmând o abordare clasică de management cunoscută sub numele de „Fă-o – Scapă de ea – Deleagă-o”. Vă veți simți bine după ce vă veți asigura că lucrurile sunt în ordine și probabil că veți ieși în evidență într-un mod pozitiv în cadrul organizației dumneavoastră.”

Să urmăriți realizările. Cei mai mulți dintre noi nu avem timp să ne inventariem realizările – dar o zi lentă la serviciu oferă ocazia perfectă pentru a face acest lucru. „Acest lucru este esențial din atât de multe motive”, spune Strong. „Desigur, face ca evaluările de performanță de la jumătatea anului și de la sfârșitul anului să fie mult mai ușor de pregătit. Dar, mai important, această listă este de neprețuit atunci când în companie se deschide un post pe care îl doriți sau când o promovare devine disponibilă. Fiți întotdeauna pregătiți.”

Planificați. Cinci minute de planificare salvează 30 de minute de acțiune, spune Kyriazis. „Petreceți timp planificând cum va arăta următoarea zi sau săptămână și, mai ales, planificând ce să faceți cu următoarea zi sau oră lentă care apare. Cel mai rău lucru pe care îl poți face este să primești timp și să nu ai idei despre cum să îl petreci.”

Rețea. Crearea de rețele cu alte persoane din domeniul dvs. vă menține la curent cu tendințele din industrie și vă ajută să rămâneți vizibil în cercul dvs. de profesioniști din industrie, spune Taylor. „Indiferent dacă intenționați sau nu să rămâneți la actualul loc de muncă în anii următori, faptul de a avea o reputație solidă în domeniul dvs. este îmbunătățit de vizibilitatea dvs. sporită. Poate că ați pierdut legătura cu foști colegi și este timpul să verificați. S-ar putea să aflați unele trucuri ale meseriei, noi furnizori sau chiar piste pentru noi angajări. Este întotdeauna inteligent să vă păstrați contactele vii.”

În imagini: 14 lucruri de făcut într-o zi lentă la locul de muncă

Construiți relații cu echipa dumneavoastră. Profitați de această ocazie pentru a merge la prânz cu un coleg sau chiar cu șeful dumneavoastră, dacă este posibil, spune Taylor. În ritmul normal de lucru, foarte alert, este dificil să îți faci timp într-un cadru social pentru a discuta despre imaginea de ansamblu; despre misiunea companiei și a departamentului; sau pur și simplu pentru a construi o legătură mai puternică cu membrii echipei. „Aceasta adaugă un sentiment de comunitate de a construi ceva împreună: unul dintre cele mai mari motive pentru care oamenii găsesc satisfacție la locul de muncă.”

Hockett este de acord. „Ridicați telefonul, trimiteți un mesaj instantaneu sau, și mai bine, plimbați-vă și interacționați cu colegii de muncă. Întrebați-i cum merg lucrurile și faceți în așa fel încât să ascultați mai mult decât vorbiți. Acest lucru va oferi o perspectivă valoroasă din punct de vedere personal și de afaceri, oferind în același timp o mare expunere pentru dvs. personal.”

Strong sugerează, de asemenea, să folosiți timpul pentru a-i recunoaște pe ceilalți. „Petreceți ceva timp apreciindu-i pe cei din jurul dumneavoastră. Scrieți de mână niște bilețele prin care să le mulțumiți oamenilor pentru un 2013 grozav sau să subliniați dorința de a lucra împreună în 2014.”

Evaluați-vă obiectivele și intențiile. Atât intențiile profesionale, cât și cele personale pentru lunile sau anul următor sunt cruciale pentru creștere și prosperitate, spune Hockett. „Faceți-vă intențiile vizibile pentru a le vedea în fiecare zi și împărtășiți-le în mod liber cu ceilalți.” Intențiile diferă de obiective prin faptul că acestea vă permit flexibilitatea pentru succes, explică ea. „De exemplu, un obiectiv ar fi „Să-mi măresc rețeaua cu 15%”, iar o intenție ar fi: „Intenționez să petrec mai mult timp de calitate pentru a-mi dezvolta și menține relațiile personale și profesionale”.” Ambele sunt importante, totuși – așa că faceți-vă timp pentru a vă evalua obiectivele și intențiile actuale și luați în considerare stabilirea unora noi.

Visează. „Petreceți o oră gândindu-vă la cum v-ați dori să fie lucrurile, la idei de produse noi, la cum ar putea fi munca fără bariere”, spune Strong. „Niciunul dintre noi nu face acest lucru suficient, iar zilele lente permit spațiul cerebral pentru a o face bine.”

Hockett spune că visarea cu ochii deschiși poate fi eficientă într-o zi lentă „pentru că excită mintea și oferă oportunități de a vizualiza lucrurile pe care doriți să le realizați la locul de muncă.” De exemplu, dacă visați cu ochii deschiși la un nou rol sau la o nouă poziție în cadrul companiei dumneavoastră, creierul vă va ajuta să dezvoltați un plan despre cum să ajungeți cel mai bine acolo.

Evaluați-vă utilizarea timpului. O zi liniștită este o ocazie excelentă pentru a analiza modul în care vă petreceți zilele și dacă lucrați inteligent. „Considerați-vă propriul consultant în gestionarea timpului și examinați întâlnirile și rezultatele din ultima lună”, sugerează Taylor. „Creați pe un document ceea ce credeți că este fluxul dvs. general de lucru zilnic, apoi începeți să faceți ajustări pentru o mai mare eficiență. Poate fi un mare semnal de alarmă dacă vă dați seama că petreceți mult prea mult timp la telefon cu un anumit client sau coleg; că vă ocupați de e-mailuri în primele două ore ale zilei; că nu vă prioritizați e-mailurile; că vă ia prea mult timp să vă ocupați de rapoartele de afaceri; că nu folosiți instrumentele tehnologice pentru activitățile tranzacționale; sau că nu delegați suficient, de exemplu.” Dacă uneori aveți senzația că vă înecați în îndatoriri, acesta este momentul ideal pentru a face câteva schimbări reale.

Învățați. Folosiți acest timp pentru a vă extinde propriile cunoștințe profesionale, spune Hockett. „Puneți-vă la curent cu articolele din reviste pe care le-ați acumulat, cu cărțile care adună praful sau cu activitățile digitale, cum ar fi webinarii, bloguri sau interacțiunea cu colegii pe forumuri.”

Dacă uneori simțiți că vi se blochează ochii atunci când colegii dvs. vorbesc despre cel mai recent widget, sau schimbați rapid subiectul după ce ați auzit de prea multe ori despre ultima tendință – ar putea fi timpul să marcați câteva site-uri cheie care vă țin la curent, spune Taylor. „Răsfoiți cele mai importante publicații și site-uri online de afaceri, comerț și bloguri din industria dumneavoastră, deoarece cunoașterea este putere. Șeful, colegii și clienții dvs. vor aprecia întotdeauna articolele și linkurile de interes pe care le trimiteți, aducând beneficii suplimentare carierei dvs.”

Faceți puțină mișcare. Mergeți la o plimbare în aer liber sau petreceți mai mult timp la sala de sport. „Faceți ceva care să vă ridice și să vă pună în mișcare”, spune Kyriazis. „Luați un prieten dacă trebuie – dar eliberarea minții și acordarea unei pauze este ceea ce urmărim.”

Îmbunătățiți un proces. Când alergăm cu 160 de kilometri pe oră, este greu să vedem pădurea printre copaci, spune Strong. „Folosiți perioadele lente pentru a evalua un anumit proces sau sistem pe care îl folosiți destul de frecvent și căutați oportunități de a crea eficiență sau un mod mai bun de a lucra.”

Voluntariat. Luați în considerare posibilitatea de a vă oferi voluntar timpul pentru a ajuta un alt coleg sau departament, spune Hockett. „Acest lucru îi poate ajuta pe cei care nu au o zi lentă și, de asemenea, vă poate oferi o oportunitate de a dobândi noi abilități, fie legate strategic de propria dvs. avansare în carieră, fie pentru distracție.”

Verificați cu șeful dvs. „După ce ați avut ocazia să vă trageți sufletul într-o zi lentă, reflectând asupra proiectelor și obiectivelor dumneavoastră, aveți ocazia perfectă de a lua legătura cu șeful dumneavoastră”, spune Taylor. „Proiectele dvs. și imaginea de ansamblu sunt în centrul atenției; ce moment mai bun pentru a-i oferi șefului dvs. o actualizare în persoană, verbală sau scrisă, cu privire la realizările pe care le-ați făcut recent (în mod clar, aveți câteva pentru că ați câștigat o pauză) – și pentru a vă descrie următorii pași?” Angajații uită adesea să transmită șefului veștile bune și direcția lor viitoare; prea adesea timpul este petrecut stingând incendii. Ce manager nu-i place să primească vești bune și reasigurări? Acest lucru vă întărește capacitățile pentru lucruri mai mari și mai bune în viitor.

Căutați sau avansați. „Acest lucru include munca determinată de termene limită, segmente ale unor proiecte mai mari care trebuie să continue să avanseze și sarcini personale”, spune Kyriazis.

Dacă ați amânat sarcinile personale care pot fi rezolvate doar în timpul săptămânii de lucru, acum ar fi cel mai bun moment pentru a le rezolva, cu condiția să vă fi acoperit, spune Taylor.

„Acesta este, de asemenea, momentul să vă ocupați de proiectele pe care le-ați lăsat pentru o zi ploioasă”, adaugă ea. „Lista dvs. de lucruri de făcut are nevoie de un proverbial ștergere de praf? Există proiecte noi, mai critice pentru misiune? Trebuie să reprioritizați și să treceți lista dvs. revizuită prin managerul dvs.?”

Timpul liniștit vă permite să faceți o breșă în proiectele pe termen mai lung, în așteptare. Uneori, aceste sarcini aparent mai puțin prioritare vor ajunge brusc în prim-plan. Veți fi bucuros că le-ați luat un avans mai târziu. „Cea mai grea parte este să te scufunzi în primele 10 minute; după aceea, probabil că vei fi pe val”, spune ea.

Zilele liniștite în majoritatea mediilor de lucru sunt rare, conchide Hockett. Din acest motiv, este important să profitați la maximum de ele și să considerați aceste zile o șansă de a vă concentra asupra propriilor interese și de a fi proactivi, mai degrabă decât reactivi la nevoile celorlalți. „Folosiți bine acest timp și veți reuși să avansați în carieră, să dobândiți cunoștințe profesionale și să vă simțiți mai stăpân pe situație.”

În imagini: 14 lucruri pe care să le faci într-o zi lentă la serviciu

.