Angajarea unui angajat și derularea primului proces de salarizare reprezintă un pas mare pentru fiecare afacere mică – și ca orice nouă etapă a afacerii, vine cu propria sa serie de noi responsabilități și complexități.

Noii angajatori trebuie să se descurce cu formularele de salarizare și cu taxele de angajare, și există surprinzător de puține resurse bune pentru a vă ajuta. Poate că ați căutat pe Google câteva dintre întrebările dvs. sau ați răsfoit site-ul web al Internal Revenue Service (IRS), dar încă vă simțiți confuz și nesigur.

Nu vă îngrijorați! Suntem aici pentru a demistifica lumea salarizării, a impozitelor și a formularelor IRS care vin odată cu angajarea primului dvs. angajat.

În acest ghid, vă explicăm Formularul IRS 941, Declarația trimestrială de impozit federal a angajatorului, inclusiv:

• Ce este Formularul 941
• De ce IRS cere angajatorilor să îl depună
• Cum să vă dați seama dacă trebuie să depuneți Formularul 941
• Când și cum să completați și să depuneți Formularul 941

Ce este Formularul 941?

Dacă vă grăbiți, iată care este esența:

• Ce se raportează în Formularul 941: Reținerea impozitului pe venit și a impozitului FICA, plus partea angajatorului
• Când se depune: Trimestrial
• Cine trebuie să îl depună: Majoritatea angajatorilor din S.U.A.

Formularul 941, pe scurt, este un document pe care IRS cere angajatorilor să îl depună trimestrial. Acesta este conceput pentru a ajuta IRS și angajatorii, ei înșiși, să își dea seama cât de mult impozit pe venit și cât de mult impozit Federal Insurance Contribution Act (FICA) datorează o întreprindere mică guvernului federal, trimestrial.

În Formularul 941, întreprinderile raportează impozitele pe venit, de securitate socială și Medicare pe care le-au reținut din salariile angajaților pe parcursul trimestrului. Deoarece impozitele FICA sunt împărțite între angajat și angajator, Formularul 941 include, de asemenea, partea proprie a angajatorului din aceste impozite de securitate socială și Medicare (mai multe despre impozitele împărțite mai târziu).

Cum se deosebește Formularul 941 de Formularul 940?

Întreprinderile mici și angajatorii sunt obligați să depună mai multe formulare de impozit pe salarii la IRS, așa că este ușor să le confundați. Formularele 940 și 941 sunt similare prin faptul că ambele sunt folosite pentru a calcula și raporta impozitele datorate de un angajator către guvernul federal. Formularul 941, însă, trebuie depus în fiecare trimestru și raportează impozitele reținute la sursă și impozitele partajate.

Formularul 940 este depus doar o dată pe an și, în schimb, raportează impozitul federal pe șomaj (FUTA) al unui angajator. Iată un alt mod de a privi lucrurile: Formularul 940 raportează doar impozitele angajatorului, în timp ce Formularul 941 raportează impozitele reținute la sursă și impozitele partajate (cele împărțite între angajator și angajat).

Cum se deosebește Formularul 941 de Formularul 944?

Formularele 941 și 944 sunt și mai asemănătoare – ambele sunt folosite pentru a raporta IRS reținerea la sursă a impozitului FICA și a impozitului pe venit. Diferența cheie aici depinde de cât de mult impozit datorează mica dvs. afacere pentru anul respectiv.

În timp ce Formularul 941 este depus trimestrial de majoritatea angajatorilor, micile întreprinderi ale căror impozite anuale FICA și impozite reținute la sursă sunt mai mici de 1.000 de dolari depun în schimb Formularul 944, și o fac doar o singură dată pe an.

De ce IRS cere angajatorilor să depună Formularul 941

Formularul 941 este un formular IRS care se referă la impozitele cu care majoritatea oamenilor din SUA sunt familiarizați. Fie în calitate de angajat sau de angajator, probabil că ați avut de-a face cu reținerea impozitului pe venit și ați văzut impozitul federal de asigurări (FICA) reținut din salariu.

În timp ce impozitul pe venit este plătit de angajat, angajatorii sunt responsabili pentru reținerea acestui impozit și depunerea lui la guvernul federal. Angajatorii sunt, de asemenea, responsabili de plata a 50% din impozitul FICA și de reținerea celorlalți 50% din cecurile de salariu ale angajaților.

Pentru a ține evidența cuantumului impozitului pe venit și a impozitului FICA pe care îl rețin angajatorii și a sumei pe care o datorează pentru partea lor de impozit FICA, IRS utilizează formularul 941 și cere majorității angajatorilor să îl depună în fiecare trimestru. Formularul ajută atât IRS, cât și angajatorul să fie la curent cu impozitele reținute, datorate și plătite pe parcursul anului – simplificând declarația de impozit de la sfârșitul anului.

Așteptați – ce sunt totuși impozitele reținute la sursă și FICA?

Să facem un pas înapoi foarte repede. Deși mulți dintre noi am auzit de reținerea la sursă a impozitului pe venit și de FICA, este posibil să nu aveți o înțelegere super clară a ceea ce implică acestea. În lumea salarizării și a ocupării forței de muncă, există trei tipuri principale de impozite:

• Impozite cu reținere la sursă: Acestea sunt impozite pe care angajații dvs. le plătesc pe venitul lor – atât impozitul standard pe venit, cât și partea lor din impozitul FICA. Sunteți responsabil pentru reținerea acestor impozite din salariile angajaților și depunerea lor la autoritatea fiscală corectă. Acestea fac parte din ceea ce se raportează în Formularul 941.
• Impozite ale angajatorului: După cum sugerează și numele, dumneavoastră, angajatorul, sunteți responsabil pentru plata integrală a acestor impozite.
• Impozite partajate: Aceste impozite sunt împărțite între dumneavoastră și angajații dumneavoastră și includ taxele de securitate socială și Medicare (sau FICA). Acestea sunt, de asemenea, raportate pe formularul 941. Din nou, este responsabilitatea dvs. să rețineți partea angajatului și să depuneți întreaga sumă (partea dvs. și a lor) la autoritatea fiscală corespunzătoare.

Impozitele pe venit reprezintă cea mai mare parte a bazei de impozitare a IRS, în timp ce impozitele FICA alimentează programe de siguranță socială precum Social Security și Medicare. Deoarece rata impozitului pe venit a fiecărui angajat va varia în funcție de venitul anual al acestuia, de persoanele dependente calificate, de preferințele personale și de alți factori, va trebui să colectați anual un formular W-4 de la fiecare angajat. Acest formular vă va spune cât de mult impozit pe venit trebuie să rețineți din salariul lor.

Impozitele FICA standard pentru 2019 totalizează 7,65% pentru fiecare parte, angajatorul și angajatul. Defalcarea arată astfel:

• 6,2% impozit de securitate socială (uneori numit OASDI)
• 1,45% impozit Medicare

Impozitul de securitate socială se aplică doar primilor 132.900 de dolari pe care îi câștigă un angajat (pentru 2019). După aceea, nici angajatul, nici angajatorul nu mai suportă niciun impozit de securitate socială. Pe de altă parte, angajații care câștigă mai mult decât un venit anual stabilit suportă o taxă Medicare suplimentară de 0,9% pentru orice câștig mai mare de 200.000 de dolari pentru cei care depun o declarație individuală sau 250.000 de dolari pentru cei care depun o declarație comună cu un soț/soție. Este important de reținut că impozitul Medicare suplimentar este plătit doar de către angajat și nu de către angajator.

Trebuie să depun formularul 941?

Acum să răspundem la cea mai arzătoare dintre întrebări: Trebuie să depuneți formularul 941? Dacă sunteți un angajator din Statele Unite, există șanse ca răspunsul să fie da. Marea majoritate a întreprinderilor cu unul sau mai mulți angajați W-2 sunt obligate să prezinte trimestrial Formularul 941.

Dacă:

• Ai plătit salarii unui angajat W-2 (Notă: nu unui contractant) ȘI
• Datorezi mai mult de 1.000 de dolari în impozite cu reținere la sursă și FICA anual

Ești obligat să depui Formularul 941.

Există, totuși, câteva excepții de care trebuie să ții cont. După cum subliniază Fundera, „afacerile care angajează doar lucrători agricoli și persoanele care angajează angajați casnici, cum ar fi menajere sau bone” nu trebuie să depună Formularul 941.

În plus, pentru afacerile sezoniere, sunteți obligat să depuneți Formularul 941 doar pentru trimestrele în care ați plătit efectiv salarii. Deci, de exemplu, dacă aveți un magazin de cadouri de comerț electronic care angajează angajați doar în timpul sezonului sărbătorilor de iarnă, probabil că nu va trebui să depuneți Formularul 941 pentru trimestrul 2 (din aprilie până în iunie).

Dacă vă așteptați ca obligațiile de reținere la sursă și de impozit FICA pentru anul respectiv să scadă sub 1.000 de dolari, puteți contacta IRS pentru a obține permisiunea de a depune în schimb formularul 944 anual.

Cum se completează formularul 941

Pentru acei angajatori care trebuie să depună formularul 941, să trecem la cum și când. Înainte de a începe, ar trebui să aveți la îndemână câteva informații:

• Ratele actuale ale impozitului FICA: Începând cu 2019, rata de impozitare a asigurărilor sociale este de 6,2%, iar rata de impozitare a Medicare este de 1,45% – ceea ce face ca rata combinată a impozitului FICA să fie de 7,65% din partea angajatului și de 7,65% din partea angajatorului. Altfel spus, impozitul de securitate socială este de 12,4% în total, iar impozitul Medicare este de 2,9% în total.
• Pragul maxim de securitate socială: Pentru 2019, atât angajatorul, cât și angajatul plătesc impozit de securitate socială doar pentru primii 132.900 de dolari pe care îi câștigă un angajat.
• Rata și pragul suplimentar al impozitului Medicare: Rata suplimentară a impozitului Medicare este de 0,9% și se aplică ca impozit doar pentru angajat în cazul persoanelor singure care câștigă mai mult de 200.000 de dolari pe an sau al persoanelor care depun o declarație comună care câștigă mai mult de 250.000 de dolari pe an.
• Numărul de angajați pe care i-ați avut în timpul trimestrului
• Totalul salariilor plătite angajaților
• Salariile impozabile de asigurări sociale și Medicare pentru trimestru
• Suma totală reținută din salariul angajaților

Calcularea impozitului pe care îl datorați

Calcularea impozitului pe care îl aveți de plătit pentru un anumit trimestru este, practic, scopul principal al formularului 941, și, urmând instrucțiunile pas cu pas de completare a acestuia, veți putea să vă dați seama cât datorați pentru trimestrul respectiv.

Din moment ce Formularul 941 include câteva tipuri diferite de impozite, formula pentru aflarea impozitului pe care îl aveți de plătit este puțin mai complexă – așa că o vom împărți în 4 părți.

• Formula pentru reținerea impozitului pe venit arată astfel: x . Deci, dacă angajatul dvs. își depune impozitul ca fiind necăsătorit și câștigă 50.000 de dolari pe an, se încadrează în tranșa de impozitare de 22% și câștigă 12.500 de dolari din salariul brut în fiecare trimestru. Deci, impozitul pe venit pe care îl rețineți și pe care trebuie să-l transmiteți la IRS este de 22% x 12.500 $ = 2.750 $.
• Formula pentru impozitul pe asigurări sociale arată astfel: x x x . De exemplu, să presupunem că angajați 5 persoane cu același salariu ca în exemplul nostru anterior – 50.000 $ pe an. Impozitul de securitate socială pe care îl datorați arată în felul următor: 12,4% x 5 angajați x 12.500 $ = 7.750 $.
• Formula pentru impozitul Medicare arată astfel: x . Folosind același exemplu ca și mai înainte, impozitul Medicare pe care îl aveți de plătit arată astfel: 2,9% x 62.500 $ salarii impozabile plătite = 1.812,50 $.
• Așa că, pentru a rezuma, puteți afla totalul impozitului FICA datorat pentru trimestru prin adăugarea acestor ultime două numere: 7.750 $ + 1.812,50 $ = 9.562,50 $.

Veștile bune sunt că cele mai multe sisteme de salarizare (inclusiv Wave) vor face toate aceste calcule pentru dumneavoastră, astfel încât puteți obține rapid și ușor numere precum salariile totale plătite, impozitul pe venit reținut și salariile impozabile de securitate socială și Medicare – fără toate calculele matematice.

Când să depuneți formularul 941

Formularul 941 al IRS este o depunere trimestrială. Asta înseamnă că IRS cere angajatorilor să îl completeze și să îl depună de 4 ori pe an, împreună cu efectuarea plăților trimestriale de impozit care îl însoțesc. Pentru marea majoritate a întreprinderilor mici, formularul 941 trebuie depus la data de:

• 31 ianuarie (pentru trimestrul 4 al anului precedent-octombrie până în decembrie)
• 30 aprilie (pentru trimestrul 1-ianuarie până în martie)
• 31 iulie (pentru trimestrul 2-aprilie până în iunie)
• . 31 octombrie (pentru trimestrul 3-iulie până în septembrie)

Cum să depuneți Formularul 941 și să efectuați plățile pentru impozitul FICA și impozitul pe venit reținut la sursă

Când vine vorba de depunerea Formularului 941 și de efectuarea plăților fiscale trimestriale, întreprinderile mici au la dispoziție câteva opțiuni din care pot alege:

• Depuneți și plătiți online
• Trimiteți formularul și plățile prin poștă
• Lucrați cu un cont care să depună în locul dumneavoastră
• Oricărei combinații dintre cele de mai sus

Depuneți și plătiți online

IRS prezintă depunerea electronică ca fiind modalitatea mai rapidă, mai precisă și mai sigură de a depune și plăti impozitele trimestriale.

Pentru a depune formularul 941 (sau orice alt formular IRS, de altfel) online, va trebui să alegeți fie un software fiscal, fie să lucrați cu un profesionist fiscal autorizat pentru e-file. Puteți găsi o listă a software-urilor aprobate de IRS aici și a furnizorilor autorizați de e-file aici.

Pentru a plăti soldul impozitului trimestrial al Formularului 941 și pentru a face depuneri lunare sau bisăptămânale online, veți folosi Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Dacă lucrați cu un software fiscal sau cu un profesionist fiscal, IRS vă recomandă să efectuați plățile prin Electronic Funds Withdrawal (sau EFW). Cu această opțiune, puteți depune electronic și autoriza plata într-un singur pas.

Trimiteți formularul și plata prin poștă

În timp ce IRS preferă și recomandă depunerea online, întreprinderile mici au, de asemenea, opțiunea de a trimite prin poștă formularul 941 împreună cu plățile fiscale corespunzătoare.

Pentru a trimite formularul și plata prin poștă, imprimați atât formularul 941, cât și formularul 941-V, bonul de plată. Trimiteți-le prin poștă, împreună cu plata, la adresa indicată pentru statul dumneavoastră. Puteți găsi adresa poștală corectă la pagina 6 din Instrucțiunile pentru Formularul 941.

Lucrați cu un contabil care să depună pentru dumneavoastră

Ultima dumneavoastră opțiune pentru depunerea Formularului 941 și a oricăror plăți sau depozite restante este să lucrați cu un contabil sau cu un alt profesionist în domeniul fiscal care poate depune atât formularul, cât și plata pentru dumneavoastră. De obicei, acest lucru se face prin intermediul sistemului Electronic Funds Withdrawal (EFW) pe care l-am menționat mai sus.

Încheiere

Uf, asta a fost mult. Pentru a rezuma, iată care sunt elementele de bază pe care angajatorul mediu trebuie să le aibă în vedere cu privire la formularul 941 al IRS:

• Formularul 941 raportează valoarea impozitului pe venit reținut la sursă și a impozitului Federal Insurance Contributions Act (FICA) pe care un angajator este responsabil să le plătească
• Marea majoritate a angajatorilor care au avut unul sau mai mulți angajați W-2 pe parcursul trimestrului anterior trebuie să depună formularul 941

.