În primul rând, nu dorim și nici nu ne dorim să considerați informațiile din acest blog ca fiind sfaturi juridice. În schimb, acestea se doresc a fi doar informații utile (dar generale). Vă încurajăm să vă consultați cu consilierul dvs. juridic în ceea ce privește orice lege menționată în acest blog și orice obligații pe care dvs. sau afacerea dvs. le-ar putea avea.

Ați văzut la prima mână cum angajarea angajaților potriviți poate face sau distruge productivitatea la locul de muncă. O echipă excelentă de angajați este la fel de eficientă, energică și dinamică precum o mașină bine unsă. Cu toate acestea, angajarea din greșeală a unui angajat sub așteptări poate arunca o cheie majoră în angrenaj – și vă poate opri întregul sistem.

Pentru proprietarii de afaceri mici, astfel de eșecuri în comunicare și eficiență se traduc în pierderi de bani. De aceea, este esențial să vă verificați temeinic candidații cu un proces de angajare bine organizat, inclusiv o verificare completă a antecedentelor. Deși verificările de antecedente sunt esențiale pentru angajatori, acestea necesită, de asemenea, atenție la detalii și din punct de vedere juridic. Verificările antecedentelor angajaților sunt, în general, considerate „rapoarte de consum” în conformitate cu Legea federală privind raportarea corectă a creditelor (FCRA), ceea ce înseamnă că acestea sunt supuse unor parametri privind accesul și utilizarea. Este esențial să rămâneți în conformitate cu reglementările FCRA pe tot parcursul procesului de verificare a antecedentelor. Dacă ignorați legile privind consumatorii – chiar și accidental – vă puteți expune la procese costisitoare și consumatoare de timp, care vă pot scoate din afaceri.

Este esențial să folosiți un serviciu de verificare a angajaților care respectă FCRA, cum ar fi ShareAble® for Hires, atunci când aduceți oameni noi la bord. Știind că verificarea antecedentelor angajaților dvs. respectă reglementările privind raportarea consumatorilor înseamnă un lucru mai puțin de care trebuie să vă faceți griji atunci când selectați cel mai bun candidat pentru angajare.

În acest articol, vom discuta – de la un nivel general (acesta nu este un sfat juridic; verificați cu consilierul dvs. juridic pentru asta) – modul în care reglementările FCRA afectează procesul de verificare a antecedentelor și vom trece în revistă câțiva pași importanți.

Ce este Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

FCFR este o lege federală care a fost adoptată în 1970. Concepută inițial pentru a ajuta consumatorii să conteste și să rezolve inexactitățile din rapoartele lor de credit, această lege a fost de atunci extinsă pentru a acoperi numeroase alte rapoarte de consum.

Un raport de consum conține informații furnizate de o agenție de raportare a consumatorilor. Aceste informații pot detalia un consumator:

• Sănătatea creditului
• Caracterul
• Reputarea generală
• Caracteristicile personale
• Modul de viață

Informațiile de mai sus sunt utilizate în mod obișnuit pentru a determina eligibilitatea pentru o varietate de scopuri, inclusiv angajarea, creditul sau asigurarea.

În prezent, standardele de conformitate FCRA reglementează, în general, angajatorii care utilizează rapoarte de antecedente, împreună cu agențiile de raportare a consumatorilor (CRA) care le furnizează aceste rapoarte. Normele FCRA se aplică, în general, de fiecare dată când un angajator obține o verificare a antecedentelor unui potențial candidat la un loc de muncă de la o sursă terță.

Printre alte prevederi, și conform FTC, FCRA protejează candidații la un loc de muncă prin asigurarea:

• Aceștia au dreptul de a fi informați cu privire la o verificare a antecedentelor
• Aceștia au dreptul de a-și da consimțământul pentru o verificare a antecedentelor de angajare
• Aceștia au dreptul de a revizui informațiile referitoare la informațiile lor personale și financiare

.

• Au dreptul de a corecta orice inexactitate pe care o poate conține raportul lor de cazier judiciar
• Au dreptul de a contesta deciziile dacă solicitantul consideră că decizia a fost luată în mod incorect

Ce este conformitatea FCRA și ce înseamnă acest lucru pentru angajatori?

„Conformitatea FCRA” înseamnă, de obicei, aderarea la cerințele stabilite de Fair Credit Reporting Act. Aceste cerințe cer, în general, ca angajatorii să efectueze verificări de antecedente care sunt exacte, transparente și corecte pentru consumatori.

Pentru a vă asigura că mica dvs. afacere este protejată de un proces FCRA, este important să vă familiarizați cu procesul de solicitare a unei verificări de antecedente conforme cu FCRA.

Comisia Federală pentru Comerț (FTC) stabilește responsabilitățile angajatorului în trei categorii diferite:

• Înainte de a solicita o verificare a antecedentelor
• Înainte de a lua măsuri nefavorabile
• După luarea de măsuri nefavorabile

Care etapă specifică a unei verificări a antecedentelor are propriile cerințe în procesul de verificare.

Responsabilitățile angajatorului înainte de a solicita o verificare a antecedentelor

Antre angajatorii ar trebui să aibă în vedere următoarele înainte de a solicita o verificare a antecedentelor:

• Furnizați o notificare scrisă solicitantului, explicându-i că informațiile obținute în raportul lor de consum pot fi utilizate pentru decizii legate de angajare. Înștiințarea trebuie să fie de sine stătătoare și nu poate fi inclusă în cererea de angajare.
• Obțineți permisiunea scrisă a solicitantului de a obține raportul de consum.

Responsabilitățile angajatorului înainte de a lua măsuri adverse

Dacă decideți că rezultatele unui raport de cazier descalifică un candidat pentru un post, trebuie să parcurgeți anumiți pași înainte de a-i respinge cererea, de a-i refuza o promovare sau de a lua orice altă măsură adversă de angajare. În general, trebuie să îi furnizați candidatului sau angajatului:

• O înștiințare cu o copie a raportului de consum pe care l-ați folosit pentru a lua decizia de angajare
• O copie a unui Rezumat al drepturilor dvs. în conformitate cu Legea privind raportarea corectă a creditelor
• O perioadă de timp rezonabilă pentru a revizui raportul și fie pentru a confirma, fie pentru a contesta constatările acestuia

Responsabilitățile angajatorului după ce a luat o măsură adversă

Dacă decideți să mergeți mai departe cu o măsură adversă, în general, trebuie să furnizați solicitantului o notificare verbală, electronică sau scrisă a intenției dvs.

O notificare privind acțiunea adversă explică drepturile unei persoane de a revizui informațiile raportate în cadrul unei verificări a antecedentelor. Acest lucru îi oferă posibilitatea de a corecta informațiile inexacte. Notificarea ar trebui să includă, în general:

• Informații privind agenția de raportare a consumatorilor care a furnizat raportul
• O declarație că serviciul de verificare a antecedentelor nu a decis să ia acțiunea adversă și nu poate oferi motive specifice pentru aceasta
• Indica dreptul unei persoane de a contesta acuratețea sau caracterul complet al oricărei informații
• Informați persoana că poate primi un raport suplimentar gratuit de la companie dacă îl solicită în termen de 60 de zile

Conform Comisiei pentru egalitatea de șanse la angajare (EEOC), trebuie să păstrați această documentație timp de un an după ce ați extras raportul sau după ce s-a luat o măsură, oricare dintre acestea se întâmplă mai târziu. Odată ce această perioadă s-a încheiat, trebuie să eliminați corect raportul consumatorului. Din nou, consultați consilierul dvs. juridic dacă aveți întrebări.

Conformitatea cu reglementările EEOC privind discriminarea

În plus față de conformitatea cu FCRA, întreprinderile trebuie, de obicei, să respecte și standardele stabilite de Comisia pentru egalitatea de șanse la angajare. Aceste standarde pot include următoarele:

• Nu puteți verifica antecedentele candidaților și angajaților atunci când această decizie se bazează pe vârstă, rasă, origine națională, culoare, sex, religie, handicap sau informații genetice. De exemplu, a întreba doar solicitanții de o anumită vârstă sau mai în vârstă despre istoricul lor financiar poate fi clasificat drept discriminare.
• Trebuie să aplicați aceleași standarde pentru toată lumea.
• Nu trebuie să vă bazați deciziile de angajare pe probleme de fond care pot fi mai frecvente în rândul anumitor grupuri.
• Poate fi necesar să faceți excepții pentru problemele dezvăluite în timpul unei verificări de fond care au fost cauzate de un handicap.

În timp ce majoritatea proprietarilor de afaceri nu ar ignora în mod intenționat reglementările FCRA, chiar și nerespectarea neintenționată poate avea consecințe grave care vă pot devasta afacerea.

Este esențial să confirmați că agenția de raportare a consumatorilor care vă furnizează un raport este credibilă și fiabilă; o greșeală a agenției pe care o angajați pentru a efectua o verificare a antecedentelor ar putea, de asemenea, să vă afecteze afacerea. Acesta este motivul pentru care este crucial să selectați un serviciu de verificare a antecedentelor angajatorului de renume, care respectă de la început toate reglementările privind raportarea consumatorilor.

Care sunt consecințele nerespectării FCRA?

Afacerea dvs. se poate confrunta cu sancțiuni financiare severe pentru încălcarea reglementărilor privind respectarea FCRA – chiar dacă încălcarea este accidentală. Soluționarea unui proces de verificare a antecedentelor FCRA poate fi incredibil de costisitoare.

Potrivit Webrecon LLC, numai în februarie 2018, au fost depuse 422 de procese FCRA. Cifrele au crescut constant în fiecare an, ceea ce indică faptul că potențialii angajați sunt conștienți de drepturile lor și sunt pregătiți să ia măsuri împotriva angajatorilor neconformi.

Aceste litigii costisitoare ar putea să vă ruineze mica afacere; procesele angajatorilor sunt incredibil de costisitoare și pot dura luni – sau chiar ani – pentru a fi rezolvate. În general, angajatorul ar trebui să depună toate eforturile pentru a rămâne în conformitate cu FCRA.

Cum mă conformez cu FCRA în timpul procesului de angajare?

Ar trebui să discutați această întrebare cu consilierul dvs. juridic. O modalitate de a vă asigura că procesul dvs. de verificare a antecedentelor este conform cu FCRA este de a utiliza un serviciu de verificare de renume. Un furnizor de verificare a antecedentelor care respectă FCRA acoperă colectarea și stocarea raportului unei persoane.

Rețineți: există unele legi specifice fiecărui stat care vă pot limita capacitatea de a obține anumite informații personale în timpul unei verificări a antecedentelor. De exemplu (aceasta nu este neapărat o listă exhaustivă), California și Massachusetts au reglementări în vigoare care, în parte, specifică faptul că angajatorii nu pot lua în considerare sau căuta informații despre arestări care nu au dus la o condamnare. În plus față de respectarea manualului de conformitate FCRA, este necesar să rămâneți la curent cu toate legile din statele în care funcționează afacerea dvs.

Executați verificări de antecedente conforme cu FCRA cu ShareAble for Hires

Aducerea de noi angajați în afacerea dvs. este o sarcină delicată; trebuie să respectați legile aplicabile privind raportarea consumatorilor, încercând în același timp să determinați dacă aceștia ar fi un avantaj sau o datorie pentru compania dvs. Sprijiniți-vă procesul de conformare cu o verificare completă a antecedentelor angajaților prin intermediul ShareAble for Hires.

Creat special pentru a ajuta întreprinderile mici, ShareAble® for Hires oferă rapoarte complete, conforme cu FCRA, în câteva minute. Confirmați informațiile personale ale unui solicitant și ajutați la prevenirea fraudei cu o verificare a creditelor înainte de angajare și o verificare a identității. Cu aceste rapoarte detaliate, puteți descoperi semnale de alarmă legate de identitate și puteți afla mai multe despre istoricul financiar al unui candidat, inclusiv despre datoriile restante. Știind că potențialul dvs. angajat este responsabil cu banii vă poate oferi liniște – mai ales dacă rolul implică supraveghere financiară. Susținut de TransUnion, o agenție majoră de raportare a creditelor, vă puteți simți încrezător că rezultatele sunt exacte și de încredere.

Ajutați-vă să vă protejați afacerea, angajații și clienții de o potențială cheie în angrenaj cu verificări ale antecedentelor penale de top din industrie. Fiecare raport de cazier judiciar respectă reglementările FCRA aplicabile, în timp ce cercetează bazele de date penale la nivel național și statal, inclusiv FBI’s Most Wanted, National Sex Offender Public Registry și Customs and Border Protection. Cu o revizuire în profunzime a cazierului judiciar, a mandatelor și a procedurilor judiciare, puteți sta liniștit știind că ați folosit verificări de antecedente conforme spre a contribui la reducerea riscului de angajări periculoase.

ShareAble for Hires oferă prețuri simple și directe, fără cerințe de abonament sau taxe de înscriere. Acest lucru este ideal pentru managerii de angajare care nu au nevoie să verifice sute de candidați în fiecare an. Plătiți doar pentru verificările de cazier de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele.

În timp ce nu vă puteți proteja afacerea de fiecare amenințare potențială, puteți contribui la reducerea riscului de procese de raportare a consumatorilor cu ajutorul verificărilor de cazier conforme cu FCRA. Protejați-vă afacerea și păstrați-vă mașina bine unsă funcționând fără probleme cu ShareAble for Hires. Aflați mai multe și începeți să verificați astăzi.