Se poate spune cu siguranță că angajatul mediu nu apreciază cu adevărat cât de multă muncă se depune pentru a organiza o retragere a companiei.

Să recunoaștem, majoritatea angajaților văd o retragere a companiei ca pe o zi liberă. Pentru ei, este doar o șansă de a-și cunoaște colegii, de a participa la câteva activități de team building și poate de a bea un pahar de rosé (sau cinci).

Dacă ar ști.

Pentru managerii de birou, asistenții executivi, administratorii și personalul de resurse umane însărcinați cu organizarea acestor evenimente, este o experiență foarte, foarte diferită.

„Poate fi foarte multă presiune”, spune Liza Goldberg, fost manager SnackNation Vibe transformat în superstar al marketingului de evenimente. „Fie că este vorba de o sesiune de planificare pentru conducerea executivă sau de o escapadă de sărbătorire distractivă pentru companie, se poate simți ca și cum totul stă pe umerii tăi.”

Și, ca să fie clar, managerul de birou, asistentul executiv sau administratorul sunt cei care au cel mai adesea sarcina de a planifica aceste offsites.

Conform datelor din rapoartele noastre recente State of the Office Manager și State of the Executive Assistant, 84% dintre Office Managers au numit planificarea evenimentelor ca fiind una dintre responsabilitățile lor majore, în timp ce un procent uriaș de 90% dintre asistenții executivi ne-au spus același lucru.

Când merg bine, retragerile companiei pot oferi o tonă de valoare. Ieșirea din birou și intrarea într-un cadru nou poate inspira idei noi, iar aducerea laolaltă a oamenilor din diferite părți ale organigramei ajută la spargerea silozurilor și stimulează noi colaborări. În plus, retragerile oferă oportunități de a crea și consolida legăturile sociale între membrii echipei, un ingredient esențial al angajamentului angajaților.

Dar atunci când eșuează, au tendința de a eșua în mod epic. Și toată lumea vă va anunța dacă este nemulțumită.

Pentru a vă asigura că următorul dvs. offsite al companiei este un succes cu echipa dvs., am apelat la ajutorul experților noștri rezidenți în materie de retrageri – este vorba de Liza menționată mai sus și de actualul nostru Manager Vibe, Alexis Norman.

Împreună au organizat o serie de retrageri de companie memorabile și productive și sunt aici pentru a împărtăși secretele succesului lor.

Clarificați obiectivele de la bun început

Retrecerile de companie necesită multă planificare și pot fi costisitoare, așa că este un pariu bun că majoritatea companiilor nu le fac doar pentru a le face. De obicei, există un obiectiv specific în minte.

Motivele pentru a coordona unul sunt multe și variate.

S-ar putea fi doar pentru a te descărca sau pentru a sărbători după ce ai atins o etapă importantă. Ar putea fi pentru a face brainstorming pentru un proiect foarte specific sau pentru o provocare viitoare.

Ar putea fi pentru a încuraja crearea de legături în echipă sau pentru a crește comunicarea interdepartamentală. Ar putea fi pentru a consolida valorile și cultura companiei.

Ar putea fi o combinație a tuturor acestor lucruri!

Cu cât mai devreme vă dați seama care este acel obiectiv, cu atât mai bine. Obiectivele clare vă vor ajuta să vă ghidați toate deciziile pe măsură ce planificați și executați acest eveniment.

În timp ce acest lucru poate părea evident, ați fi surprins de câte ori directorii presupun că sunteți pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește obiectivele, fără a le discuta de fapt cu dumneavoastră. Între timp, sunteți lăsat să ghiciți.

Ca și în cazul atâtor alte probleme, soluția constă în comunicare. De îndată ce șeful dvs. aduce în discuție ideea unei retrageri a companiei, puneți întrebări punctuale:

• Obiectivul pentru toată lumea este doar să se distreze?
• Ce căutăm să obținem din asta? O grămadă de idei noi pentru Q3?
• Este vorba despre construirea unei echipe structurate? Sau mai degrabă o legătură socială ocazională?

Dacă există mai multe obiective (foarte posibil), asigurați-vă că dvs. și șeful dvs. identificați prioritatea. În acest fel, dacă trebuie să luați o decizie dificilă cu privire la bugete sau timp, puteți face alegerea corectă.

Liza elaborează:

„Pentru unul dintre offsite-urile pe care le-am planificat, s-a dovedit că brainstormingul a fost o parte mult mai importantă a evenimentului decât mi-am dat seama inițial. Am pus la dispoziție niște hârtie și pixuri, dar nu suficient, și nimeni nu și-a adus computerele. Multe dintre notițele pe care le luau oamenii s-au pierdut.”

Acest lucru ar fi putut fi evitat dacă Liza ar fi avut un sentiment mai clar că plecarea de la această retragere cu câteva idei solide din acest brainstorming era o prioritate de top.

Zero în buget

Să fim realiști pentru o secundă. Când vine vorba de retrageri, șansele sunt ca șeful tău să îți ceară un Rolex, dar să îți dea bugetul pentru un Casio.

Bugetul va fi una dintre cele mai mari provocări cu care te vei confrunta atunci când vei organiza primele tale câteva retrageri de companie. Din nou, stabilirea priorităților vă ajută:

„Indiferent de situație, va trebui să lucrați cu un buget restrâns”, explică Liza. „Cunoscându-ți prioritățile te va ajuta să determini dacă trebuie să te zgârcești puțin la masa de prânz pentru a rezerva acel spațiu somptuos pentru evenimente, sau invers.”

O altă parte esențială a lucrului în cadrul unui buget restrâns – gestionarea așteptărilor. Uneori s-ar putea simți ca și cum șeful tău ar fi ieșit direct din „My Super Sweet 16”. Nu poți avea tortul Ferrari și diadema cu diamante. Fiind realist cu privire la ceea ce poți realiza în cadrul bugetului tău, vei preveni o dezamăgire majoră.

Un alt sfat – citește scrisul cu litere mici!

„Asigură-te neapărat că treci în revistă toate rubricile din contract – mai ales când vine vorba de mâncare și alcool”, spune Alexis. „Locurile de desfășurare sunt maeștri în a introduce pe furiș taxe suplimentare care cumva îți aruncă în aer bugetul.”

Rezervă un loc de desfășurare cât mai repede

Rezervarea unui loc de desfășurare ar trebui să fie unul dintre primele lucruri pe care le faceți. Locul în care îți organizezi evenimentul poate fi o decizie care te poate ajuta să faci sau nu ceva în ceea ce privește modul în care acesta este primit. Din acest motiv, este super important să faceți rezervarea cât mai devreme posibil pentru a evita să rămâneți blocat cu un cadru care pur și simplu nu funcționează. În plus, cu cât rezervați mai devreme, cu atât mai bună este oferta pe care o veți obține.

Cum știți că aveți locul potrivit? Mărimea adunării dvs. va determina multe, dar, din nou, totul se reduce cu adevărat la obiective.

Alegeți un loc de desfășurare care susține activitatea pe care doriți să o încurajați. Dacă este vorba despre crearea de legături, veți avea nevoie de un spațiu cu activități și locuri în care să mâncați și să socializați.

Pro-Tip: Dacă echipa dvs. include membri care locuiesc în alte părți ale țării, gândiți-vă la modalitățile prin care puteți încuraja o retragere virtuală atractivă pentru echipele aflate la distanță care nu pot participa la eveniment în persoană.

Dacă munca concentrată, cum ar fi brainstormingul, este mai mult scopul, un loc de întâlnire lângă piscină, de exemplu, ar putea să nu fie cea mai bună alegere. În schimb, asigurați-vă că locul de desfășurare are un spațiu liniștit care este relativ lipsit de distragere a atenției.

Liza susține, de asemenea, să profitați de lucrurile unice pe care orașul sau regiunea dvs. le are de oferit.

„Suntem stabiliți în Los Angeles, iar o mare parte din echipa noastră provine din Midwest”, spune Liza, „așa că ne facem un scop din a ne organiza offsites-urile în locuri care permit echipei noastre să experimenteze lucrurile minunate din California. Asta ar putea însemna să mergeți la plajă în Santa Monica, la o casă în Malibu sau la o cramă locală, astfel încât oamenii să poată experimenta vremea minunată.”

Dacă locuiți în apropiere de munți, luați în considerare o escapadă în afara sezonului la o stațiune de schi locală. Dacă se întâmplă să fiți aproape de un centru înfloritor al orașului, preluați un restaurant la modă sau un spațiu de artă. Găsiți lucrurile care fac ca zona dvs. să fie unică și puneți-le în evidență.

Un alt factor – un loc de desfășurare care are experiență în găzduirea evenimentelor companiei.

„Nu vă pot spune cât de util este să lucrați cu un loc de desfășurare care a mai organizat un refugiu, mai ales dacă este prima dată când planificați unul dintre acestea”, explică Alexis. „Uitați-vă pe site-ul lor și vedeți dacă au personal specializat în evenimente pentru companii. Căutați un „Coordonator de evenimente corporative” sau un contact pentru „Servicii corporative”. Aceștia sunt oamenii care își pot împrumuta experiența pentru a vă ajuta să faceți din evenimentul dvs. un succes.”

Vizitați locul în prealabil

Dacă este posibil, faceți o vizită pentru a vă face o idee despre teren. Vă va ajuta să evitați o litanie de potențiale capcane la care nici măcar nu v-ați gândit.

Iat-o din nou pe Liza:

„Dacă există un lucru pe care mi-aș fi dorit să îl fac înainte de a organiza primul meu offsite, ar fi să vizitez locul pe cont propriu în avans, doar pentru a mă familiariza cu terenul”, explică ea. „Ar fi prevenit câteva dintre durerile de cap cu care ne-am confruntat, cum ar fi autobuzele care se pierdeau sau nu știau unde să parcheze.”

Conectați-vă retragerea la scopul companiei dumneavoastră

Câteodată, să vă entuziasmați echipa cu privire la un offsite este mai greu decât credeți. Chiar dacă aceste evenimente sunt menite să fie distractive și relaxante, vor exista câțiva oameni din echipa dvs. care le vor vedea ca pe o distragere a atenției de la munca pe care ar trebui să o facă, sau care ar prefera mai degrabă să aibă o zi liberă.

Dispuneți de acordul intern făcând ca retragerea dvs. să aibă un scop.

„La cea mai recentă retragere a noastră, am adunat oamenii în echipe și i-am pus să concureze pentru o organizație caritabilă aleasă de ei”, explică Alexis. „Faptul că le-am dat oamenilor un scop și o cauză în jurul căreia să se mobilizeze a ajutat cu adevărat la entuziasmul și implicarea oamenilor – nimănui nu i s-a părut o pierdere de timp.”

Numiți un ofițer de siguranță

Să ieșiți în afara locației pentru o retragere implică un pic mai multe riscuri decât ziua de zi cu zi obișnuită.

Este adevărat, este puțin probabil să vă puneți echipa direct în pericol, dar veți fi într-un mediu nou și potențialul de rănire sau alte calamități este sporit. (Mai ales dacă adăugați alcool în amestec.)

Este o idee bună să vă planificați pentru ce este mai rău, doar pentru a fi în siguranță. Aici intervine un ofițer de siguranță.

Ofițerul dvs. de siguranță ar trebui:

• Să fie de acord să rămână treaz pe tot parcursul zilei, astfel încât să poată conduce în caz de urgență.
• Cunoașteți locația celui mai apropiat spital.
• Aduceți o trusă de prim ajutor de la birou.
• Cunoașteți resuscitarea cardio-respiratorie.

Ofițerul de siguranță nu ar trebui să fiți dumneavoastră. În acest fel, dacă ofițerul de siguranță trebuie să ducă pe cineva la spital, sunteți în continuare acolo pentru a ajuta la desfășurarea evenimentului.

Placeți „influencerii”

Nu contează ce faceți, nu puteți mulțumi pe toată lumea – așa că fiți strategici.

„O parte din aceasta se reduce doar la cunoașterea echipei dvs.”, explică Liza. „În fiecare companie există o mână de „influenceri” a căror opinie se va răsfrânge asupra celorlalți.”

În principiu, dacă ei nu sunt fericiți, nimeni nu este fericit. Este esențial să vă dați seama cine sunt cei care vă influențează și să faceți lucrurile mărunte pentru a-i menține convinși.

Agențiați transportul

Să-i puneți pe toți membrii echipei să își ia propriile mașini nu este, de obicei, o opțiune. Este prea haotic, probabil că nu veți avea suficiente locuri de parcare la fața locului și toată lumea va sosi la ore diferite și vă va da programul peste cap. (Dacă locuiți într-un oraș cu mijloace de transport în comun bune, este posibil ca majoritatea membrilor echipei dvs. să nu dețină nici măcar mașini.)

Aplicația Swoop este o opțiune grozavă pe care am folosit-o în trecut pentru a aduce oamenii la birou și înapoi în siguranță.

„Am folosit un serviciu grozav numit Swoop pentru a ne duce echipa la fața locului”, explică Alexis. „Cel mai bun lucru legat de faptul că am mers cu ei este că sunt parteneri cu o mulțime de spații pentru evenimente din oraș și, de fapt, au avut o mulțime de sfaturi despre cum să facem din eveniment un succes.”

Planificați ziua în detaliu, dar includeți și timpi tampon

Furnizați echipei dvs. un itinerar. Acest lucru va ajuta ca evenimentul să se desfășoare fără probleme, dar includeți momente tampon, cum ar fi pauzele de apă, orele de cocktail și socializarea. Întotdeauna vor exista întârzieri neprevăzute, așa că încorporarea acestei flexibilități vă va ajuta să vă mențineți evenimentul pe șine.

Să fiți sensibil cu privire la alcool

Să beți sau să nu beți?

Să includeți sau nu consumul de alcool în afara locației dvs. depinde de conducere și, prin urmare, este în afara controlului dvs. Dar dacă compania dvs. oferă băutură la retragerea dvs., asigurați-vă că aveți la dispoziție multă apă. O bună regulă de bază este să aveți la fel de multă apă cât alcool. Deci, dacă aveți 15 sticle de vin, aveți și 90 de sticle de apă la îndemână (presupuneți șase pahare pe sticlă).

O altă cheie – nu uitați să serviți mâncare înainte de a da drumul la alcool. A bea pe stomacul gol este o rețetă pentru dezastru. (Și, pentru înregistrare, shot-urile de jeleu nu se consideră mâncare.)

Și, bineînțeles, ori de câte ori oamenii beau, nu conduceți. Nu merită niciodată. Fără excepții.

Consultați postul nostru despre consumul de alcool la locul de muncă pentru mai multe sfaturi.

Distracție plăcută

În cele din urmă, rețineți că retragerile companiei sunt în beneficiul întregii echipe. Și știți cine este o parte super importantă a echipei? Tu!

Sigur, mai ușor de spus decât de făcut. În calitate de persoană care organizează evenimentul, vei simți în mod inevitabil un sentiment mai mare de responsabilitate. Dar ar trebui totuși să vă faceți un scop să participați la activități, să gustați din mâncare și să vă conectați cu colegii de echipă.

Liza elaborează:

„Fie că înseamnă să angajezi o echipă de curățenie, astfel încât să nu rămâi blocat la locul de desfășurare până la miezul nopții făcând curățenie, fie că este vorba doar de a-ți lua douăzeci de minute pentru tine ca să respiri, să te bucuri de o parte din mâncare și să bei un pahar de vin, trebuie să te asiguri că și tu obții ceva de la eveniment. Amintiți-vă că aceste evenimente sunt pentru întreaga echipă – și asta vă include și pe dumneavoastră.”

Care sunt cele mai importante lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când planificați o retragere a companiei? Ceva ce ne-a scăpat?

Dă-ne de știre în comentariile de mai jos.

Resursele Office How To’s:

25 Epic Office Party Ideas That’ll Have Everyone Buzzing for Weeks

15 Creative Office Layout Ideas That Gets People Super Excited

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office mai bun

Ghidul definitiv despre cum să organizezi un sistem de arhivare a biroului

Una listă de verificare pentru planificarea evenimentelor corporative de care veți avea nevoie

7 moduri creative de a face anunțuri memorabile pentru noii angajați

Să-ți faci un A-Z pentru alegerea celui mai bun serviciu de teleconferințe