În orice afacere, know-how-ul activităților zilnice ale afacerii dvs. este ceea ce vă menține afacerea în funcțiune.

Mai important – este, de obicei, ceea ce vă face să ieșiți în evidență față de concurenți.

De aceea, este foarte important să vă asigurați că această expertiză și informații sunt păstrate în cadrul afacerii dvs.

Ar putea părea simplu și o etichetă de afaceri normală, dar doriți să vă asigurați că afacerea noastră este în siguranță față de orice potențială încălcare a confidențialității.

Acest articol va vorbi despre confidențialitatea la locul de muncă – de ce este importantă și ce puteți face pentru a o menține.

De ce este importantă confidențialitatea?

Confidențialitatea la locul de muncă se referă la orice informație confidențială pe care o întâlniți în cursul afacerii.

Există trei tipuri principale –

1. informațiile personale ale clienților
2. informațiile despre angajați pe care le colectează managerii și
3. „informațiile de proprietate”

Acest articol se va concentra pe al treilea dintre acestea – informațiile de proprietate, pe care altfel le puteți numi pur și simplu „informații de afaceri” sau „secrete comerciale”.

Informațiile de afaceri pot include orice, de la documente de afaceri până la detaliile proceselor de afaceri, date financiare, lista de clienți, codul software al produsului dvs. și strategia de marketing.

În mod normal, acest tip de informații nu este disponibil publicului și, cu siguranță, nu concurenților dvs.

De ce?

În climatul extrem de competitiv de astăzi, aceste informații confidențiale sunt cele care v-ar putea oferi un avantaj față de concurenți – așa că doriți să le păstrați în siguranță!

Exemple de încălcare a confidențialității la locul de muncă

Pentru a vă ajuta să înțelegeți importanța menținerii confidențialității la locul de muncă, ar fi bine să explorați diferitele moduri în care aceasta poate fi încălcată.

Să începem cu câteva exemple.

Dacă fostul dvs. angajat pleacă să lucreze pentru un concurent și împărtășește lista dvs. de clienți, acest lucru ar putea lăsa afacerea dvs. uscată.

Orice, imaginați-vă că un contractant creează un cod software pentru noul dvs. produs, dar apoi folosește exact același cod software atunci când este contractat în cadrul unei alte afaceri.

Atunci asta ar însemna că aveți un produs identic cu cel al altei afaceri.

Acesta este ultimul lucru pe care doriți să i se întâmple afacerii dvs. și, prin urmare, există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a evita acest lucru.

Menținerea confidențialității la locul de muncă

Există măsuri legale și non-legale pe care le puteți lua pentru a vă asigura că informațiile confidențiale sunt protejate la locul de muncă și în afara acestuia.

Aveți totul în scris?

Clauze de confidențialitate

Este întotdeauna un bun început să clarificați de la început abordarea dvs. față de informațiile confidențiale atunci când aduceți la bord noi angajați, contractori, furnizori de servicii, furnizori sau clienți.

Ați începe cu un contract obligatoriu din punct de vedere juridic, dar este întotdeauna o idee bună să includeți o „clauză de confidențialitate”.

Acesta este un prim pas important: protejați-vă informațiile de afaceri împotriva furtului de către oricine intră în contact cu afacerea dumneavoastră.

Acorduri de confidențialitate/ Acorduri de confidențialitate

Informațiile confidențiale pot ajunge uneori în afara locului de muncă – așa că doriți să vă asigurați că sunteți protejat și de acest lucru.

Chiar dacă nu vă angajați în mod oficial cu cineva în calitate de angajat sau contractant, este posibil să împărtășiți informații de afaceri prin discuții comerciale.

De exemplu, un investitor ar putea fi interesat de afacerea dumneavoastră.

Acest lucru ar putea implica o serie de discuții în care s-ar putea să dezvăluiți o mulțime de informații comerciale confidențiale pentru a face ca afacerea dumneavoastră să arate bine – de la datele financiare la clientelă și strategia de vânzări.

Dacă acesta este cazul, este întotdeauna o idee bună să aveți un Acord de nedivulgare (NDA), sau un Acord de confidențialitate, pentru a vă asigura că investitorul nu folosește sau împărtășește acele informații confidențiale în altă parte.

Nu sunteți sigur cum funcționează acestea? IP Australia vă oferă o scurtă trecere în revistă aici.

IP Assignment Deeds

Acesta este un tip de document legal care transferă complet proprietatea asupra oricărei proprietăți intelectuale (IP) create de o persoană către o altă persoană.

IP este cheia succesului multor afaceri – și asigurându-vă că IP-ul dvs. este protejat, vă asigurați, de asemenea, că afacerea dvs. este protejată (am scris despre IP aici!).

În afaceri, având acest contract legal, vă veți asigura că orice angajați, acționari sau contractanți care accesează sau contribuie la orice proprietate intelectuală realizată în cadrul afacerii dvs. vor ceda, prin urmare, acel drept de PI înapoi către dvs.

De exemplu, dacă angajați un antreprenor pentru a vă ajuta să creați logo-ul companiei dumneavoastră, doriți să vă asigurați că acel logo aparține companiei dumneavoastră.

În caz contrar, acel antreprenor va avea toate drepturile să revândă și să distribuie acel logo altor companii.

În cadrul unui act de cesiune a PI, acel antreprenor va ceda toate drepturile asupra logo-ului către compania dumneavoastră, astfel încât numai dumneavoastră și compania dumneavoastră să aveți dreptul exclusiv de a-l utiliza.

Dacă nu sunteți sigur de ceea ce înseamnă protejarea proprietății intelectuale pentru afacerea dumneavoastră, puteți citi ghidul nostru.

Politici de confidențialitate

În cele din urmă, este posibil să doriți, de asemenea, să luați în considerare o Politică a locului de muncă.

Când conduceți un loc de muncă, este important să vă asigurați că toți lucrătorii dumneavoastră își înțeleg rolurile, responsabilitățile și obligațiile.

Politicile de la locul de muncă bine redactate se asigură că orientările dumneavoastră sunt coerente și practice.

Aceasta este o bună ocazie de a include reguli privind confidențialitatea la locul de muncă, ceea ce le va reaminti în mod constant lucrătorilor dvs. că o luați foarte în serios.

Aveți practici de birou pentru a vă proteja informațiile confidențiale?

În timp ce este minunat să aveți politici și contracte de confidențialitate, există și măsuri non-juridice pe care le puteți lua.

În lumea de astăzi, tehnologia a facilitat accesul la tot felul de informații sensibile și confidențiale din cadrul unei afaceri.

Vreți să vă asigurați că folosiți o platformă de stocare sigură care interzice accesul din exterior sau potențiale amenințări de securitate.

În plus, există multe instrumente noi care vă permit să restricționați accesul și permisiunile la anumite informații și documente din cadrul afacerii dumneavoastră.

Acest lucru ajută la limitarea persoanelor care pot vedea informații sensibile și confidențiale și, de asemenea, promovează o cultură a confidențialității la locul de muncă.

De exemplu, ați putea restricționa toate conturile și datele financiare ale afacerii dvs. la persoanele specifice care lucrează direct cu aceste informații.

Aceasta evită ca ceilalți lucrători să dea accidental (sau intenționat) peste aceste informații sensibile, ceea ce poate invita la prejudecăți, discriminare și critici.

Pasii următori

Acum, am vorbit despre motivele pentru care este importantă menținerea confidențialității la locul de muncă.

Ce facem de aici?

Ca prim pas, este o idee bună să solicitați ajutorul unui avocat pentru a vă asigura că toate contractele dvs. includ clauze de confidențialitate.

Apoi, este bine să începeți să vă gândiți la acte de cesiune a proprietății intelectuale, NDA-uri și politici de confidențialitate.

Vreți să vă asigurați că le faceți corect, deoarece aceste clauze de confidențialitate pot fi complicate și, uneori, formularea lor poate lăsa câteva lacune.

În plus, ar putea exista cerințe legale specifice pentru acordurile de confidențialitate.

Care stat din Australia are propriile legi referitoare la confidențialitatea și supravegherea la locul de muncă (mai multe detalii în partea de jos a acestei pagini).

Așa că trebuie să vă asigurați că solicitați ajutorul unui avocat pentru a vă redacta contractele și să acordați o atenție deosebită prevederilor de confidențialitate care v-ar oferi liniște sufletească.

Dacă doriți să vă ajutați să vă îndreptați contractele pentru a vă proteja informațiile confidențiale sau dacă doriți o consultare cu privire la opțiunile pe care le aveți în continuare, suntem aici pentru a vă ajuta!

Ne puteți contacta la 1800 730 617 sau la [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie este avocat la Sprintlaw, cu o diplomă în drept de la UNSW. Regie are experiență anterioară de lucru în cadrul unor firme de avocatură și startup-uri de tehnologie și a reunit aceste pasiuni în activitatea sa la Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo este co-fondator al Sprintlaw și un avocat comercial cu o gamă largă de experiență juridică. Înainte de a înființa Sprintlaw, a fost avocat M&A la o firmă de avocatură de top care consiliază întreprinderi de toate dimensiunile, de la corporații mari la startup-uri.

.