Un memo bun organizează informația care trebuie transmisă atât pentru comoditatea și ușurința de înțelegere a cititorului, cât și pentru a atinge scopul scriitorului în modul cel mai eficient.

Săriți la:

Capitol

Deschidere

Rezumat

Parlament(e) de discuție

Încheiere

Anexe

Capitol

Capitolul fiecărui memo urmează același format de bază:

ÎNTOT:

cc:

FROM:

DATA:

SUBIECT:

Subiectul trebuie să fie scurt, nu mai mult de câteva cuvinte, dar explicit, astfel încât să nu existe nicio șansă de neînțelegere. „Comandarea de pizza” ca subiect, de exemplu, i-ar putea face pe cititorii dvs. să creadă că memoriul dvs. va oferi instrucțiuni cu privire la procedura corectă pentru a comanda mâncare la pachet în nopțile târzii la birou, când, de fapt, transmiteți plângeri de la personalul de curățenie cu privire la sosul de roșii de pe covor și la cutiile împrăștiate pe podea. Ceva de genul „Curățați mizeria înainte de a pleca” anunță punctul principal al memo-ului.

Deschidere

Prepozițiile sau paragrafele de deschidere ale unui memo le spun cititorilor contextul problemei, sarcina sau însărcinarea sugerată și scopul memo-ului:

Context

Contextul pe care îl descrieți este evenimentul, situația sau contextul problemei sau problemei pe care o abordați. Faptul că este nevoie de o propoziție sau de un paragraf va depinde de complexitatea situației. De exemplu, contextul poate începe cu:

Compania de curățenie s-a plâns că durează prea mult timp pentru a ne curăța podelele…

Să fiți clar și direct, furnizând doar atâtea informații de care cititorii dumneavoastră au nevoie.

Tașă

Declarația privind sarcina sau însărcinarea dumneavoastră descrie ceea ce faceți pentru a rezolva problema, problema sau situația. Dacă cititorul dvs. v-a cerut să acționați, ați putea spune:

Mi-ați cerut să mă uit la…

Dacă doriți să prezentați alternative pe care angajații să le ia în considerare, ați putea spune:

Trebuie să luăm în considerare alternative care să satisfacă compania de curățenie fără…

Scop

Declarația dvs. de scop explică de ce scrieți memoriul și conduce la restul acestuia. Trebuie să fiți direct și să evitați să încercați să minimalizați informațiile. Declarația dvs. ar putea începe cu:

Acest memoriu descrie modul în care am înțeles plângerea companiei de curățenie, propune mai multe modalități de acomodare a acestor persoane și propriile mele recomandări pentru rezolvarea problemei.

Dacă memoriul va fi atât de lung încât adăugarea de titluri de secțiuni va facilita urmărirea organizării informațiilor, faceți acest lucru.

Dacă scopul unui memoriu este de a vă convinge cititorii că există o problemă reală, evitați să intrați în mai multe detalii decât necesită situația. Dacă descoperiți că aveți dificultăți în a descrie sarcina, este posibil să trebuiască să vă gândiți mai mult înainte de a scrie memoriul. Dacă decideți să vă împărțiți memoriul în segmente, asigurați-vă că acestea punctele cele mai importante.

Rezumat

Așteptați până când ați scris corpul principal al memo-ului dumneavoastră pentru a scrie o secțiune de rezumat. Dacă memoriul dvs. are o pagină sau mai puțin, este posibil să nu fie necesar un rezumat. Dacă, totuși, ați abordat mai multe probleme sau evenimente importante sau dacă analiza dvs. este destul de detaliată, un paragraf de rezumat este adecvat.

Dacă memoriul este un scurt raport despre cercetările pe care le-ați făcut pe o problemă sau pentru un proiect, acesta este un loc bun pentru a rezuma metodele și sursele pe care le-ați folosit până acum. Amintiți-vă, totuși, că aceasta este o rezumare. Fiți scurt și nu repetați inutil informații detaliate.

Paragraful (paragrafele) de discuție

După ce ați acoperit în mod adecvat prezentarea de bază a subiectului dumneavoastră, aici este locul unde expuneți toate detaliile – fapte, statistici, ipoteze – care susțin ideile pe care le-ați discutat. În această secțiune vă demonstrați capacitatea de a gândi creativ și critic prin prezentarea ideilor dumneavoastră.

Începeți cu cele mai importante sau cele mai grăitoare informații, procedând de la cel mai puternic fapt la cel mai slab (sau, dacă oferiți un context istoric, de la cea mai veche la cea mai nouă informație).

Aceste paragrafe sunt, de asemenea, locul în care vă faceți recomandările, recunoașteți recomandările altora și descrieți problemele viitoare care ar putea apărea și modul în care sugestiile dumneavoastră se vor asigura că astfel de probleme pur și simplu nu se vor întâmpla.

De multe ori este util să puneți faptele sau detaliile importante în liste numerotate sau cu buline, mergând din nou de la punctul cel mai puternic la cel mai slab.

Încheierea

După ce le-ați oferit cititorilor dvs. toate informațiile relevante pentru subiectul memo-ului dvs., folosiți o încheiere curtenitoare care descrie acțiunile pe care doriți să le întreprindă și subliniați modul în care aceste acțiuni vor fi în beneficiul tuturor. Această încheiere de un paragraf ar putea începe cu:

Putem discuta recomandările mele mai în detaliu la următoarea noastră întâlnire…

sau

Dacă aveți nevoie de mai multe informații, voi fi bucuros să….

Anexe

Furnizați orice documentație sau informații suplimentare de care cititorii dvs. vor avea nevoie pentru a ajunge la propria lor înțelegere a evenimentului, problemei sau problemei pe care ați descris-o și enumerați aceste anexe la sfârșit.

De exemplu, dacă a existat un schimb de scrisori cu privire la subiectul dumneavoastră, includeți copii ale acestora (dacă acest lucru nu va încălca confidențialitatea sau dacă conțin informații pe care cititorii dumneavoastră trebuie să le cunoască). Dacă ați creat grafice cu fapte sau statistici sau diagrame care ilustrează relații fizice, atașați-le pe acestea. De asemenea, puteți face referire la astfel de grafice, diagrame sau ilustrații în punctele corespunzătoare din memoriul dvs.

Nu atașați materiale care nu se referă direct la subiectul memoriului.

.