Clubforce publică o serie de articole despre rolurile pe care voluntarii cluburilor le pot juca în cadrul cluburilor sportive locale, analizând mai întâi rolurile de ofițer de club și apoi pe cele de antrenor și alte roluri de voluntariat. Dacă sunteți nou într-un rol de voluntariat la clubul dumneavoastră sau dacă luați în considerare posibilitatea de a contribui la clubul dumneavoastră ca voluntar, această serie se poate dovedi utilă pentru a evalua ce rol vi s-ar potrivi cel mai bine.

Profesionistul clubului

Președintele

Secretarul

Trezorierul clubului

Înregistratorul clubului

Ce este trezorierul clubului?

Trezorierul clubului este responsabil pentru gestionarea fluxului de bani în club și pentru alocarea și înregistrarea modului în care acești bani sunt cheltuiți pentru funcționarea clubului. Acesta este un rol vital într-un club, deoarece trezorierul se străduiește să se asigure că clubul este capabil să facă față cheltuielilor de zi cu zi și determină necesitatea de a crește colectarea de fonduri pentru club în cazul în care există un deficit de venituri. De asemenea, trezorierul colaborează cu președintele la planificarea dezvoltării clubului, de exemplu, la crearea bugetelor anuale, la estimarea fondurilor necesare pentru un proiect de capital, cum ar fi un teren nou sau un sediu nou și la proiectarea numărului de membri și a veniturilor pentru anii următori, pentru a contribui la o planificare prudentă a viitorului clubului.

Care sunt trăsăturile tipice ale unui trezorier de club?

Ca orice poziție cu responsabilitatea de a manipula bani, se așteaptă ca trezorierul să fie transparent și onest în relațiile sale cu ca reprezentant al clubului. O bună ținere a evidențelor este esențială și, deși o pregătire în domeniul financiar sau contabil nu este imperativă pentru acest rol, este de preferat să fie o persoană care are experiență în gestionarea conturilor. Acest rol este adesea ocupat de proprietari de mici afaceri, contabili și alte persoane care gestionează bani în cadrul rolurilor lor profesionale (de exemplu, funcționari bancari).

Care sunt îndatoririle trezorierului clubului?

Trezorierul clubului gestionează de obicei finanțele clubului, raportează performanța financiară a clubului și conduce efortul de strângere de fonduri pentru a se asigura că clubul dispune de fondurile necesare pentru a avea succes.

Trezorierul își asumă responsabilitatea pentru următoarele:

• Crearea și menținerea bugetului anual al clubului

Înainte de AGA a clubului, trezorierul va analiza performanța financiară a anului precedent (sau a mai multor ani) și va pregăti un buget pentru anul următor. Aceasta poate fi o sarcină care necesită mult timp fără o evidență consolidată a veniturilor și cheltuielilor clubului – dar din ce în ce mai mulți trezorieri de club intră în acest rol de voluntariat cu mulți ani de experiență în domeniul serviciilor financiare și dispun de instrumentele și procesele necesare pentru a îndeplini eficient acest rol.

• Colaborarea cu alți ofițeri de club pentru a genera și colecta fonduri

Creșterea de fonduri este o activitate fără sfârșit pentru cluburile sportive, iar trezorierii încurajează mereu noi eforturi de strângere de fonduri pentru a stimula poziția financiară a clubului. Acest lucru poate lua mai multe forme, inclusiv colaborarea cu:

• • Cu registratorul pentru colectarea plăților cotizațiilor de membru
  • Creșterea de fonduri, cum ar fi loteria clubului și alte activități ad-hoc
  • Ofițerii pentru copii sau organizatorii de tabere pentru taxele de tabără
  • Organizatorii de evenimente pentru vânzarea de bilete

• Asigurarea unui sistem de colectare de fonduri precis și actualizat

.la zi a tuturor veniturilor și cheltuielilor clubului

Trezorierii clubului sunt responsabili pentru păstrarea unei evidențe istorice exacte a tranzacțiilor care acoperă veniturile, cum ar fi plățile membrilor, veniturile din strângerea de fonduri, veniturile din sponsorizări și plățile către conturile bancare, conturile NGB și terțe părți.

• Payments to third parties

Cluburile sportive au multe cheltuieli diferite pe parcursul anului și facturi care trebuie plătite. În mod obișnuit, un club sportiv mediu transferă fonduri către organismul național de conducere pentru afiliere și aderare și ar putea avea cheltuieli semnificative cu asigurările, utilitățile (de exemplu, electricitate/gaz), furnizorii de baruri și cheltuielile de întreținere. Alte costuri ar putea include emiterea de rambursări către membrii clubului pentru plăți excedentare, plata furnizorilor de echipament, fizioterapie și facturi medicale și chirie.

• Pregătiți și emiteți facturi

Cluburile colectează bani din diverse surse, iar trezorierul va emite facturi și va reconcilia plățile pentru sponsorizări, închirierea terenurilor clubului către alte grupuri sportive, închirierea terenurilor cu gazon sintetic și/sau închirierea sediului clubului pentru evenimente sociale. În funcție de club, ar putea exista și alte posibilități de a obține venituri – de exemplu, prin facturarea antrenorilor personali pentru utilizarea facilităților clubului / a sălii de sport etc.

• Gestionează contul bancar al clubului

Trezorierul clubului este responsabil pentru menținerea evidențelor bancare ale clubului. Acest lucru implică colectarea fondurilor primite din toate activitățile clubului, inclusiv plățile membrilor, sponsorizările și strângerea de fonduri, depunerea fondurilor în contul bancar al clubului, fie prin transfer electronic (sau personal) și pentru reconcilierea înregistrărilor bancare cu aceste activități generatoare de bani.

• Întoarceți memento-uri de plată antrenorilor

Trezoriștii au supraveghere financiară la un club și știu când nu au fost plătite cotizațiile membrilor. De obicei, acest lucru este comunicat membrului prin intermediul antrenorului și poate dura câteva săptămâni până când toți membrii primesc comunicarea în acest mod ad-hoc.

• Cercetarea aprobării comitetului clubului pentru cheltuieli majore

Diferite cluburi vor avea politici diferite atunci când vine vorba de cheltuirea banilor, dar un trezorier de club va trebui, de obicei, să obțină semnătura președintelui sau a secretarului sau a ambilor pentru a autoriza plățile din contul bancar al clubului, iar cheltuielile semnificative ar putea avea nevoie să fie ratificate de o ședință a consiliului sau chiar de o AGA a clubului.

• Pregătirea situațiilor financiare înainte de Adunarea Generală Anuală

Cluburile sportive moderne au o cantitate considerabilă de intrări și ieșiri financiare pe parcursul anului, iar această activitate este raportată în cadrul AGA a clubului. Un trezorier trebuie să detalieze un raport care să includă veniturile și cheltuielile și activele/pasivele (spații, utilaje, datorii, împrumuturi etc.) ale clubului, ceea ce necesită o analiză detaliată a veniturilor din toate sursele și o evidență detaliată a fondurilor clubului care au fost cheltuite în timpul anului și pe ce au fost cheltuite. Mulți trezorieri vor folosi foi de calcul Excel sau un fel de software de contabilitate pentru a ține o evidență a finanțelor cluburilor.

• Raportarea performanțelor financiare ale clubului la AGA a clubului

După ce pregătirile sunt făcute, raportul trezorierului va figura pe ordinea de zi a AGA a clubului, iar bugetele și înregistrările financiare vor fi analizate de către membri și se va conveni asupra unui nou buget pentru anul următor.

Continuitatea este o provocare pentru toate rolurile de voluntariat ale clubului, dar este deosebit de importantă în rolul de trezorier. În cazul în care un trezorier părăsește comitetul la AGA pentru a fi înlocuit de un trezorier nou-venit, predarea tuturor înregistrărilor financiare și a conturilor bancare este importantă. Faptul de a avea o evidență centralizată a finanțelor facilitează această tranziție, iar o evidență completă poate fi preluată cu ușurință de către noul trezorier.

Cum poate Clubforce să ușureze rolul de trezorier al clubului…

Modulul de conturi din Clubforce facilitează trezorierilor de club transferul de fonduri în contul bancar al clubului sau al NGB; raportarea finanțelor și efectuarea de comparații financiare pe mai mulți ani; emiterea de reduceri și/sau rambursări către membri. Sistemul Clubforce păstrează, de asemenea, o evidență completă a tuturor tranzacțiilor financiare și a taxelor de serviciu și eliberează membrilor chitanțe automate cu identificatori unici pentru orice achiziție efectuată. Membrul are, de asemenea, acces la propriul cont de membru – deci nu trebuie să consulte trezorierul clubului pentru a verifica statutul propriei plăți.

Sistemul Clubforce permite, de asemenea, sponsorilor să își facă reclamă pe chitanțele clubului, iar trezorierii pot crea, emite și urmări facturi pentru orice din panoul de administrare.

Clubforce reduce, de asemenea, probabilitatea ca lucrurile să se piardă în comunicarea dintre trezorieri, registratori și antrenori în ceea ce privește situația plăților, deoarece toate aceste informații sunt disponibile pentru diferitele roluri cu un simplu clic pe aplicație sau pe desktop.

Pentru mai multe informații despre modul în care Clubforce poate ajuta trezorierul clubului dvs. sunați-ne astăzi la +353-91+506048 sau completați formularul de mai jos și unul dintre membrii echipei noastre vă va contacta pentru a organiza o demonstrație.