Ein Zahlungseingang ist ein Dokument, das einem Kunden als Nachweis für die vollständige oder teilweise Bezahlung eines Produkts oder einer Dienstleistung ausgehändigt wird
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Eine Zahlungsquittung wird auch als „Zahlungsbeleg“ bezeichnet. Sie wird erstellt, nachdem die Zahlung für einen bestimmten Verkauf verbucht wurde. Der Zahlungsbetrag kann der volle Betrag sein, der auf der Rechnung für den Verkauf angegeben ist, oder ein Teilbetrag.
Zahlungsquittungen können sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer nützlich sein und sind ein zusätzliches Dokument für die Kommunikation im Verkaufsprozess.
Was enthält eine Zahlungsquittung?
Es gibt zwar keine spezifischen Anforderungen dafür, welche Informationen auf einem Zahlungsbeleg enthalten sein müssen, aber in der Regel enthält ein Zahlungsbeleg Folgendes:
- Name/Logo des Verkäufers
- Eine eindeutige Bezeichnung („Zahlungseingang“)
- Die ursprüngliche Rechnungsnummer
- Das Datum des Zahlungseingangs
- Der eingegangene Betrag
- Ein eventuell noch ausstehender Betrag
Wenn die zugehörige Rechnung vollständig bezahlt wurde, sollte dies auch deutlich auf dem Zahlungsbeleg vermerkt werden, um Verwirrung auf Seiten des Kunden zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungsquittung und einer Verkaufsquittung?
Trotz der Ähnlichkeiten unterscheidet sich eine Zahlungsquittung von einer Verkaufsquittung in einigen wichtigen Punkten, die für Unternehmen wichtig sein können.
Zahlungsquittungen: Sie werden erstellt, um dem Kunden einen Zahlungsnachweis zu liefern. Es handelt sich um ein einfaches Dokument, das den beim Verkäufer eingegangenen Betrag ausweist. Es bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist, und enthält die Grundlagen des Verkaufs.
Verkaufsquittungen: sind stärker strukturiert und ähneln vereinfachten Rechnungen (ohne Rechnungsnummer und Kundendaten). Wird erst nach vollständigem Zahlungseingang über eine Zahlungsmethode erstellt. Quittungen enthalten oft Informationen über die Zahlungsmethode sowie das Datum und den Betrag der Zahlung. Verkaufsbelege sind spezifischer und enthalten Steuerangaben.
Verkaufsbelege können von einigen Unternehmen bei Rückgaben oder Umtausch verlangt werden.
Warum eine Zahlungsquittung ausstellen?
Eine Zahlungsquittung wird einem Kunden ausgestellt, der einen Nachweis über die Zahlung sucht, die er für eine Rechnung für eine Dienstleistung oder ein Produkt geleistet hat.
Zahlungsquittungen scheinen zwar in erster Linie für den Kunden bestimmt zu sein, können aber bei Teilzahlungen auch für das ausstellende Unternehmen nützlich sein, da sie als Zahlungserinnerung für einen fälligen Restbetrag dienen können.
Zahlungsbelege und Fakturierungssoftware
Die Erstellung eines Zahlungsbelegs mag wie ein zusätzlicher Schritt erscheinen, der nur mehr Zeit in Anspruch nimmt, die Sie für wichtigere Aspekte der Unternehmensführung aufwenden könnten. Glücklicherweise bietet Ihnen eine Online-Rechnungsstellungssoftware wie Debitoor eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihren Kunden einen Zahlungsnachweis zukommen zu lassen.
So erstellen Sie einen Zahlungseingang in Debitoor
Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wie ein über Debitoor ausgestellter Zahlungseingang aussehen wird:
Klicken Sie einfach auf die Rechnung, für die Sie eine Zahlung eingegeben haben, klicken Sie auf „⋮“ und wählen Sie „Zahlungseingang senden“. Sie können dann die E-Mail-Adresse des Kunden hinzufügen und ihm eine einfache Zahlungsquittung senden, die er für seine Unterlagen aufbewahren kann.
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