Potwierdzenie zapłaty to dokument wręczany klientowi jako dowód pełnej lub częściowej zapłaty za produkt lub usługę
Wysyłaj potwierdzenie zapłaty w zaledwie kilka kliknięć dzięki oprogramowaniu do fakturowania Debitoor. Wypróbuj go za darmo przez 7 dni.
Potwierdzenie zapłaty jest również określane jako „potwierdzenie zapłaty”. Jest on tworzony po zaksięgowaniu płatności za daną sprzedaż. Kwota zapłaty może być pełną kwotą podaną na fakturze za sprzedaż lub kwotą częściową.
Potwierdzenia zapłaty mogą być przydatne zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy, stanowiąc dodatkowy dokument wykorzystywany w komunikacji w procesie sprzedaży.
Co zawiera potwierdzenie zapłaty?
Chociaż nie ma szczególnych wymagań dotyczących tego, jakie informacje muszą być zawarte na potwierdzeniu płatności, zazwyczaj potwierdzenie płatności będzie zawierać następujące elementy:
- Nazwa/logo sprzedawcy
- Jasna etykieta („Payment receipt”)
- Numer oryginalnej faktury
- Data otrzymania płatności
- Otrzymana kwota
- Każda pozostała kwota do zapłaty
Jeśli powiązana faktura została zapłacona w całości, powinno to być również wyraźnie zaznaczone na potwierdzeniu płatności, aby uniknąć jakichkolwiek pomyłek ze strony klienta.
Jaka jest różnica między dowodem płatności a dowodem sprzedaży?
Pomimo podobieństw, dowód płatności różni się od dowodu sprzedaży na kilka kluczowych sposobów, których zrozumienie może być ważne dla firm.
Pokwitowanie płatności: stworzone w celu zapewnienia klientowi dowodu płatności. Jest to prosty dokument, który przedstawia kwotę otrzymaną przez sprzedawcę. Potwierdza otrzymanie zapłaty i zawiera podstawowe informacje na temat sprzedaży.
Paragony sprzedaży: bardziej ustrukturyzowane i przypominają uproszczone faktury (bez numeru faktury i danych klienta). Tworzone tylko po otrzymaniu pełnej zapłaty, za pomocą jednej metody płatności. Paragony sprzedaży często zawierają informacje o metodzie płatności, a także datę i kwotę płatności. Paragony sprzedaży są bardziej szczegółowe i zawierają specyfikacje podatkowe.
Paragony sprzedaży mogą być wymagane przez niektóre firmy w przypadku zwrotów lub wymiany.
Dlaczego warto wystawić dowód zapłaty?
Pokwitowanie zapłaty jest wystawiane klientowi, który szuka dowodu zapłaty, jakiej dokonał na fakturze za usługę lub produkt.
Pokwitowania zapłaty mogą wydawać się przede wszystkim dla klienta, ale mogą być również przydatne dla wystawiającego je przedsiębiorstwa w przypadku płatności częściowych, ponieważ mogą działać jako przypomnienie o płatności pozostałej kwoty do zapłaty.
Potwierdzenia zapłaty i oprogramowanie do fakturowania
Tworzenie potwierdzenia zapłaty może wydawać się dodatkowym krokiem, który zabiera więcej czasu, który można poświęcić na ważniejsze aspekty prowadzenia firmy. Na szczęście oprogramowanie do fakturowania online, takie jak Debitoor, zapewnia szybki i łatwy sposób wysyłania dowodów płatności do klientów.
Jak utworzyć potwierdzenie płatności w Debitoor
Poniżej znajduje się przykład tego, jak będzie wyglądało potwierdzenie płatności wystawione przez Debitoor:
Po prostu kliknij na fakturę, dla której wprowadziłeś płatność, kliknij '⋮’ i wybierz 'Wyślij potwierdzenie płatności’. Następnie będziesz mógł dodać adres e-mail klienta i wysłać mu proste potwierdzenie zapłaty, które będzie mógł zachować dla siebie.
twórz potwierdzenia zapłaty za darmo