Een betalingsbewijs is een document dat aan een klant wordt gegeven als bewijs van volledige of gedeeltelijke betaling voor een product of dienst

Verstuur een betalingsbewijs in slechts een paar klikken met Debitoor facturatie software. Probeer het 7 dagen gratis uit.

Een betalingsbewijs wordt ook wel een ‘ontvangstbewijs voor betaling’ genoemd. Het wordt aangemaakt nadat de betaling voor een bepaalde verkoop is ingevoerd. Het bedrag van de betaling kan het volledige bedrag zijn dat op de factuur voor de verkoop staat vermeld, of een deelbedrag.

Betalingsbewijzen kunnen nuttig zijn voor zowel de verkoper als de koper, en zijn een aanvullend document dat wordt gebruikt bij de communicatie in het verkoopproces.

Wat staat er op een betalingsbewijs?

Er zijn geen specifieke vereisten voor de informatie die op een betalingsbewijs moet worden vermeld, maar in de regel bevat een betalingsbewijs het volgende:

• De naam/het logo van de verkoper
• Een duidelijk etiket (‘Betalingsbewijs’)
• Het oorspronkelijke factuurnummer
• De datum waarop de betaling is ontvangen
• Het ontvangen bedrag
• Het eventueel nog verschuldigde bedrag

Als de bijbehorende factuur volledig is betaald, moet dit ook duidelijk op het betalingsbewijs worden vermeld, om verwarring bij de klant te voorkomen.

Wat is het verschil tussen een betalingsbewijs en een verkoopbewijs?

Ondanks de overeenkomsten verschilt een betalingsbewijs van een verkoopbewijs op een paar belangrijke manieren die voor bedrijven belangrijk kunnen zijn om te begrijpen.

Betalingsbewijzen: gemaakt om de klant een bewijs van betaling te geven. Het is een eenvoudig document dat het door de verkoper ontvangen bedrag schetst. Het bevestigt dat de betaling is ontvangen en geeft de basisgegevens over de verkoop.

Verkoopbewijzen: meer gestructureerd en lijkend op vereenvoudigde facturen (zonder het factuurnummer of de klantgegevens). Wordt pas aangemaakt nadat de volledige betaling is ontvangen, via één betalingsmethode. Verkoopbewijzen bevatten vaak informatie over de betalingsmethode en de datum en het bedrag van de betaling. Kassabonnen zijn specifieker en bevatten ook belastingspecificaties.

Kassabonnen kunnen door sommige bedrijven worden geëist in geval van retourzendingen of ruilingen.

Waarom een betalingsbewijs afgeven?

Een betalingsbewijs wordt afgegeven aan een klant die op zoek is naar een bewijs van de betaling die hij heeft gedaan op een factuur voor een dienst of product.

Hoewel betalingsbewijzen in de eerste plaats voor de klant lijken te zijn, kunnen ze ook nuttig zijn voor het bedrijf dat ze afgeeft in het geval van gedeeltelijke betalingen, omdat ze kunnen fungeren als een betalingsherinnering voor een eventueel resterend verschuldigd bedrag.

Betalingsbewijzen en factureringssoftware

Het maken van een betalingsbewijs lijkt misschien een extra stap die alleen maar meer tijd in beslag neemt die u zou kunnen besteden aan belangrijkere aspecten van het runnen van een bedrijf. Gelukkig biedt online factureringssoftware zoals Debitoor u een snelle, eenvoudige manier om een betalingsbewijs naar uw klanten te sturen.

Hoe maak ik een betalingsbewijs in Debitoor

Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe een betalingsbewijs dat via Debitoor wordt uitgegeven eruitziet:

Klik gewoon op de factuur waarvoor u een betaling hebt ingevoerd, klik op ‘⋮’ en selecteer ‘Betalingsbewijs verzenden’. U kunt dan het e-mailadres van de klant toevoegen en hem een eenvoudig betalingsbewijs sturen dat hij kan bewaren voor zijn administratie.

GRATIS BETALINGSBEWIJZEN MAKEN