V-ați oprit vreodată să vă gândiți la riscurile proiectelor dumneavoastră? Dacă sunteți ca majoritatea profesioniștilor din domeniul tehnic, ajungeți dimineața la serviciu și vă începeți proiectul de unde l-ați lăsat în ziua precedentă. Încercați să puneți punctul pe „i” și crucea pe „t”, apoi vă încrucișați degetele ca lucrurile neașteptate să nu vă ia prin surprindere.

Standardele de management de proiect impun să planificați în avans riscurile pentru factorii critici de succes ai proiectului dumneavoastră. Fiecare risc ar trebui să fie identificat și clasificat pe o scară de probabilitate și gravitate (1-10 sau similar) într-un jurnal de riscuri.

Risc = probabilitate x gravitate

După ce a fost prioritizat, există 5 modalități principale de a vă gestiona riscurile proiectului:

1. Evitarea.
2. Acceptare.
3. Monitorizare și pregătire.
4. Mitigare.
5. Transfer.

Evitarea

Deși adesea nu este posibil, acesta este cel mai simplu mod de a elimina riscul dintr-un proiect. Implică eliminarea din proiect a sarcinilor care conțin riscul.

Câteodată se poate elimina o mică parte a unui proiect care poartă un factor de risc mare. În acest caz, planificarea proactivă a managementului riscului este un efort foarte util.

Modificarea planului proiectului pentru a elimina un risc va implica modificări ale domeniului de aplicare, resurselor și/sau timpului proiectului, dar poate fi răspunsul corect.

Acceptarea

La celălalt capăt al spectrului, acceptarea implică planificarea riscului în proiect. Dacă nu poate fi identificată o strategie de răspuns mai bună, acceptarea riscului ar putea fi suficientă pentru a continua proiectul.

Rețineți, toate proiectele comportă riscuri într-o anumită formă. Nu este imperativ ca toate riscurile să fie eliminate. Dar acestea ar trebui să fie detaliate și analizate în măsura în care este necesar ca ele să facă parte din planul proiectului, iar toate părțile corespunzătoare au semnat pentru acceptarea riscului. Conducerea ar trebui să fie notificată că ar putea exista implicații asupra costurilor/timpului/etc. dacă riscul se produce.

Ar putea fi prudent să se permită o contingență – timp, costuri sau resurse – ca parte a acceptării unui risc al proiectului.

Monitorizare și pregătire

Similar cu acceptarea riscului, acest răspuns poate fi utilizat pentru riscurile majore care au o probabilitate și/sau o gravitate ridicată, dar care trebuie să fie acceptate de proiect. Implică următoarele două lucruri:

• Crearea unor planuri de monitorizare a elementelor declanșatoare care activează riscul.
• Crearea unor planuri de acțiune care pot fi mobilizate imediat după apariția riscului.

Să spunem că managementul impune un termen nerealist. Probabilitatea de depășire a calendarului proiectului este mare. Planul de proiect ar putea include „Monitorizarea săptămânală a abaterii de la program și o notificare către personalul X imediat ce abaterea de la program este mai mare decât Y”. Când se întâmplă, nu trebuie să vă gândiți. Acesta este un exemplu de Monitorizare și pregătire.

Mitigare

Din moment ce riscul este o funcție a probabilității și a severității, ambii factori pot fi analizați cu atenție pentru a reduce riscul de eșec al proiectului.

• Probabilitatea de apariție. Luați măsuri pentru a reduce probabilitatea de apariție a unui risc. Aceasta este de obicei o opțiune mai preferabilă decât reducerea severității, deoarece este mai bine să nu se experimenteze apariția riscului în primul rând.
• Severitate. Reduceți impactul riscului asupra factorilor critici de succes ai proiectului.

Iată câteva idei pentru brainstorming:

1. Reduceți complexitatea procedurilor și/sau operațiunilor.
2. Realizați teste suplimentare.
3. Adaugați mai multe resurse.
4. Adaugați timp la program (creați un buffer).
5. Creați prototipuri suplimentare sau mai detaliate.
6. Furnizați instruire tehnică suplimentară personalului.
7. Realizați mai multe vizite la fața locului.
8. Scrieți specificații suplimentare.

Transfer

În cele din urmă, puteți transfera riscul către o altă parte. Firește, acest lucru va necesita, de obicei, o anumită formă de compromis (sau cost). Transferul consecințelor unui risc către o terță parte nu este întotdeauna ușor, dar este adesea trecut cu vederea. Iată câteva idei:

1. Cumpărați o asigurare.
2. Externalizați lucrările dificile către o companie cu mai multă experiență.
3. Utilizați un contract cu preț fix în loc de un contract cu preț unitar (dacă sunteți proprietarul; viceversa, dacă sunteți vânzătorul).
4. Înlăturați garanțiile și/sau garanțiile.

Indiferent de metoda pe care o folosiți pentru a vă gestiona riscul proiectului, sperăm că vă dedicați timp pentru a o face. Creați un jurnal de risc pentru fiecare element de risc și scrieți o strategie pentru a face față fiecărui risc. Cred că veți descoperi că succesul proiectului nu va mai fi atât de evaziv.

.