Dacă doriți să vă dezvoltați afacerea, trebuie să începeți în mod corect.

Pentru a obține creșterea masivă pe care o sperați în anii următori, trebuie să vă asigurați că afacerea dumneavoastră este organizată.

Acest lucru este mai ușor pentru o afacere mare și un buget uriaș – și sute (sau mii) de angajați – plus o mulțime de timp pe care să îl dedicați pentru a rămâne organizat.

Dar cum vă puteți asigura că afacerea dvs. mică este în ordine atunci când sunteți strâmtorat de bani și aveți doar câțiva angajați?

Ei bine, am mai trecut prin asta.

Cunosc durerea de a lupta cu disperare împotriva dezorganizării care afectează fiecare afacere mică.

Și știu că, chiar dacă folosiți cele mai bune instrumente pentru a vă dezvolta afacerea, succesul poate întârzia dacă nu puneți în aplicare lucrurile potrivite pentru a vă asigura că sunteți în creștere.

Gestionați spațiul de birou și de depozitare

Pentru a începe, trebuie să vă asigurați că împrejurimile fizice sunt îngrijite și organizate.

Aceasta vă asigură că sunteți capabil să performați la cel mai înalt nivel. În multe feluri, organizarea întregii dvs. companii este determinată de cât de organizat este biroul dvs. de lucru.

Pentru început, asigurați-vă că totul are un loc anume, chiar dacă acel loc se află într-un teanc de hârtii de pe birou.

Pentru a utiliza cât mai bine acest spațiu, Bellevue Business Journal recomandă utilizarea oportunităților de depozitare verticală pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru și eficiența.

Din moment ce hârtiile tind să consume o mare parte din timpul și resursele celor mai mulți dintre lucrătorii de birou moderni, ar trebui să luați în considerare stocarea acestora în afara sediului.

Aceasta înseamnă că veți petrece mai puțin timp gestionând documentele și puteți fi sigur că sunt în siguranță și protejate mai bine decât ați putea face singur.

Dacă totuși acesta nu este chiar stilul dvs. de lucru, vă voi arăta într-o clipă o altă metodă care vă poate ajuta să reduceți volumul de muncă pe hârtie.

Țineți evidența asistenței pentru clienți

Clienții dvs. loiali sunt inima afacerii dvs.

În timp ce aceștia ocupă o mare parte din timpul și resursele dvs., este timp bine cheltuit pentru a-i menține fericiți și mulțumiți de serviciile pe care le aveți de oferit.

Pentru a vă asigura că ajungeți la ei în mod eficient, luați în considerare utilizarea unui program precum Groove, care vă permite să vă gestionați în mod eficient biletele clienților.

Aceasta vă permite să petreceți mai puțin timp gestionând clienții și mai mult timp pentru a vă îmbunătăți produsul și sistemele de afaceri.

Este important să vă automatizați sistemul, dar este o idee proastă să vă automatizați relațiile cu clienții.

Utilizați un software precum Groove care le permite angajaților dvs. să vă consolideze relația cu clienții, dar nu încercați să automatizați procesul.

Acest lucru vă va lăsa doar un sentiment de frustrare atunci când clienții vă părăsesc pentru concurenți care îi tratează mai bine.

În schimb, faceți ușor să vă tratați clienții cu servicii de clasă mondială și aceștia vă vor răsplăti cu afaceri continue și recomandări.

Planificați-vă campaniile de social media în avans

Dacă desfășurați o campanie de marketing în social media cu un buget, trebuie să reduceți timpul pe care îl petreceți pentru a menține lucrurile online.

În loc să pierdeți timp publicând postări la fiecare câteva ore, ar trebui să programați lucrurile în prealabil.

Această tehnică simplă de organizare vă va economisi nenumărate ore și vă va ajuta să vă îmbunătățiți eficiența și productivitatea.

Există, de asemenea, o altă tehnică care poate duce lucrurile la nivelul următor. În loc să scrieți doar postările din social media pentru următoarele câteva zile, de ce să nu lăsați un instrument să le publice pentru dvs.?

Meet Edgar este o modalitate excelentă de a vă gestiona conținutul în prealabil, permițându-vă să scrieți actualizările din social media o singură dată și apoi să le trimiteți de mai multe ori după aceea.

Aceasta este o modalitate excelentă de a păstra lucrurile organizate fără a vă repeta prin actualizarea constantă a fluxurilor sociale.

Gestionați-vă chitanțele de cheltuieli

Dacă v-ați condus mica afacere pentru o perioadă de timp, știți cât de frustrant poate fi să vă gestionați toate rapoartele de cheltuieli.

Este o bătaie de cap să le urmăriți și să le înregistrați, dar trebuie să fie gestionate astfel încât să puteți fi la zi cu taxele și să vă asigurați că finanțele dvs. sunt în ordine.

Nu puteți să le amânați pur și simplu când apar treburi mai importante, totuși. Ar trebui să urmăriți săptămânal fiecare achiziție și tranzacție.

Soluția?

Utilizați un software precum Expensify, care face toată treaba, menținându-vă cheltuielile organizate și înregistrate, astfel încât să vă puteți concentra pe lucrurile care contează cu adevărat.

Și apropo de a lăsa un software să se ocupe de hârțogăraie, puteți extinde acest lucru și la alte domenii ale afacerii dvs. pentru rezultate stelare.

Puteați renunța la hârtii

Dacă doriți să reduceți dezordinea și managementul care sunt asociate cu toate hârtiile de care trebuie să țineți pasul, ar putea fi timpul să renunțați la hârtii.

Acest lucru înseamnă că, în loc să țineți tot timpul evidența a zeci de fișiere și dosare, reduceți totul doar la scanări digitale ale celor mai importante documente.

Dacă aveți de gând să încercați acest lucru, aveți nevoie de o modalitate de a scana rapid documentele din mers, astfel încât să nu vă chinuiți să țineți pasul cu volumul de muncă.

CamScanner este o aplicație excelentă pentru a vă scana rapid și ușor facturile și alte documente.

CamScanner vă permite să păstrați fișierele în aplicație, dar le puteți, de asemenea, transfera pe computer.

Dacă aveți nevoie să partajați aceste fișiere cu o echipă de persoane, vă recomand să păstrați fișierele arhivate într-un program precum Dropbox.

Acest lucru asigură faptul că toată lumea din mica dvs. afacere este la curent cu cele mai recente documente, dar nu trebuie să vă faceți griji cu gestionarea extinsă a fișierelor offline.

Organizați-vă parolele

Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, aveți unul dintre cele două sisteme de gestionare a parolelor dvs. de acces.

Fie folosiți aceeași parolă tot timpul pentru diferite site-uri web, fie uitați constant parolele pe care le-ați setat pentru fiecare site.

În loc de oricare dintre acestea, vă recomand un al treilea sistem: să lăsați o aplicație să se ocupe de parolele dumneavoastră.

Da, puteți face acest lucru în mod automat într-un browser precum Chrome. Dar, din păcate, acest lucru nu este complet sigur, deoarece oricine are acces la calculatorul dvs. le poate folosi.

În schimb, vă recomand să folosiți 1Password pentru a vă gestiona parolele. Acesta este un program care vă stochează parolele împreună în aplicația mobilă și desktop.

Dincolo de funcția de autocompletare a Chrome, însă, trebuie să introduceți o singură parolă pentru a accesa celelalte parole.

Este o serie de câteva cuvinte, care este ușor de reținut, dar aproape imposibil de piratat.

Iată cum funcționează. Să spunem că trebuie să vă conectați la contul dvs. de pe Stripe. Ați merge la pagina de logare Stripe.

Puteți face clic pe pictograma 1Password din Chrome sau puteți introduce comanda rapidă de la tastatură Command + \.

Aceasta face să apară formularul 1Password, unde veți introduce parola bazată pe cuvinte care vă oferă acces la alte parole.

1Password completează apoi automat Stripe cu informațiile dvs. de conectare și parolele salvate. De asemenea, vă loghează automat, astfel încât este un clic mai puțin pe care trebuie să îl faceți.

1Password va stoca informații pentru o varietate de conturi.

Cea mai bună parte este că fiecare site poate avea o parolă complexă, unică, dar le puteți accesa pe toate cu o singură frază.

De fapt, 1Password va genera chiar și o parolă aleatorie, de înaltă securitate, dacă doriți acest lucru.

Acest lucru înseamnă că mai puțină memorie este dedicată parolelor și puteți face mai multe lucrând eficient și păstrându-vă logourile organizate.

Îmbunătățiți-vă spațiul de lucru pentru o productivitate sporită

Dacă aveți de gând să faceți progrese cu afacerea dvs., trebuie să creați un mediu care să susțină această viziune.

Există câteva tehnici dovedite care vă pot ajuta să obțineți mai mult din spațiul de lucru.

Credeți sau nu, prin adăugarea câtorva plante în jurul biroului dumneavoastră, puteți crește productivitatea cu 15% prin îmbunătățirea concentrării.

Vă veți obține un impuls și prin utilizarea unui birou în picioare și prin curățarea cablurilor.

Aceste tehnici vă ajută să rămâneți energic și concentrat fără distragerile care vin de la un loc de muncă dezordonat.

Este posibil ca acestea să dureze doar câteva minute, dar chiar și micile schimbări care vă îmbunătățesc productivitatea pot face o diferență uriașă în ceea ce privește cât de organizată și productivă este mica dvs. afacere.

Țineți evidența notițelor în cloud

Dacă scrieți notițe, lucruri de făcut, idei și informații de contact pe bucăți de hârtie sau pe ce aveți mai aproape, este timpul să vă organizați mai bine.

Chiar dacă probabil știți deja că Evernote este o modalitate excelentă de a face acest lucru, ar trebui să începeți să îl implementați imediat.

Pentru ca Evernote să funcționeze cel mai bine, trebuie să decideți ce filozofie veți aplica.

Voi înregistra totul acolo și apoi vei folosi funcția de căutare pentru a-ți găsi notițele mai târziu?

Sau îți vei plasa cu grijă notițele în dosare și vei folosi etichete și titluri pentru a te asigura că știi ce se află în program?

Cei două opțiuni sunt valabile. Cheia este să creați un sistem care funcționează pentru dvs. și apoi să continuați să îl folosiți.

Păstrați desktop-ul computerului dvs. organizat

La fel cum biroul dvs. fizic ar trebui să fie curat și pentru a vă ajuta să rămâneți organizat și să vă faceți treaba, și desktop-ul dvs. digital ar trebui să fie curat și organizat.

O bună regulă de bază este că, dacă nu vă puteți vedea fundalul desktop-ului, ar trebui să lucrați pentru a reduce și elimina elementele care vă aglomerează calculatorul.

După ce v-ați curățat ecranul principal, luați în considerare eliminarea fișierelor descărcate și înlăturarea oricăror link-uri sau alte fișiere pe care nu le utilizați.

Dacă doriți, puteți chiar să vă curățați coșul de gunoi și să economisiți spațiu pe hard disk.

Aceasta este o modalitate excelentă de a oferi o privire revigorantă asupra proceselor dvs. de lucru care vă va ajuta să rămâneți organizat.

Îmbunătățiți-vă sistemul de programare

Dacă aveți întâlniri frecvente, discuții video sau ferestre pentru ca alții să programeze momente pentru a lucra cu dvs., aveți nevoie de o modalitate de a gestiona eficient aceste blocuri de timp.

Cei mai mulți oameni tind să folosească e-mailuri de tip „dus-întors” și invitații în calendar pentru a programa astfel de evenimente.

Dar ajustarea continuă a programelor poate fi obositoare și o pierdere de timp. În schimb, găsiți un moment perfect pentru a vă întâlni folosind un program precum Calendly.

Calendly le permite altora să programeze o oră pentru a lucra cu dumneavoastră, astfel încât să nu fie nevoie să trimiteți mesaje de la un capăt la altul.

Este o modalitate simplă de a rămâne în contact cu alții fără confuzia care însoțește de obicei problemele de programare.

Să vă urmăriți timpul în mod eficient

Dacă sunteți freelancer, cunoașteți importanța urmăririi orelor facturabile.

Dar chiar dacă nu aveți nevoie să urmăriți orele pentru a vă asigura că sunteți plătit, este o idee bună să începeți să folosiți un program precum Toggl.

Toggl este o modalitate rapidă și ușoară de a vă urmări timpul, ceea ce poate fi util pentru orice proprietar de mică afacere.

Creând proiecte și sarcini separate în Toggl, puteți urmări cu ușurință orele pe care le investiți pentru a vă atinge cele mai importante obiective.

În loc să vă întrebați de ce nu ați atins obiectivele de referință pe care le-ați stabilit mai devreme, puteți folosi Toggl pentru a rămâne organizat și pentru a urmări modul în care vă cheltuiți cea mai valoroasă resursă – timpul dumneavoastră.

Țineți evidența facturilor și a plăților

Care mică afacere trebuie să gestioneze plățile, facturarea și facturarea. Acesta este un set critic de sarcini care menține afacerea în viață, dar poate fi o luptă pentru a păstra totul organizat.

În loc să lucrați în mod constant pentru a vă asigura că acest lucru este eficient pentru dumneavoastră, luați în considerare utilizarea unui program precum FreshBooks pentru a vă gestiona facturile.

Amintiți-vă că marea majoritate a informațiilor de plată pe care trebuie să le gestionați nu afectează în mod direct calitatea muncii dumneavoastră sau nu apelează la competențele dumneavoastră de bază.

Pentru oricare dintre aceste tipuri de sarcini administrative, direcționați-le către un software pentru a economisi timp pentru dumneavoastră.

Cu cât mai puține sarcini pe care trebuie să le îndepliniți într-o zi, cu atât mai mult vă puteți concentra pe domeniile care vă atrag cu adevărat și care vă ajută să realizați ceea ce aveți nevoie.

Planificați din timp impozitele trimestriale

Dacă afacerea dvs. are sediul în Statele Unite, va trebui să vă asigurați că plătiți impozitele trimestriale care se datorează la fiecare câteva luni.

Inclusiv dacă nu aveți sediul în SUA, cu toate acestea, trebuie să fiți la curent cu politicile fiscale pentru țara și regiunea dumneavoastră.

Aceasta nu este doar ceva la care ar trebui să vă gândiți să vă organizați.

Dacă nu sunteți în conformitate cu reglementările fiscale din țara în care locuiți, ați putea ajunge să plătiți amenzi sau chiar să fiți închis.

Pentru a vă asigura că sunteți la zi cu impozitele și că plătiți sumele care sunt datorate la diferite momente, analizați un serviciu precum inDinero.

Vă va ghida pentru a vă asigura că sunteți la zi cu impozitele fără a petrece prea mult timp pentru a vă organiza cu cerințele pentru localitatea dvs.

Îmblânzește-ți căsuța de e-mail

Dacă căsuța ta de e-mail este supraîncărcată cu e-mailuri necitite, poate fi frustrant și s-ar putea să îți consume mult prea mult timp.

Voi avea mai mult succes cu mica ta afacere dacă reduci acest lucru la un număr redus de e-mailuri importante și îți cureți căsuța de e-mail în mod regulat.

Expertul în productivitate Brian Tracy recomandă să păstrați o căsuță de e-mail curată, să ștergeți e-mailurile nedorite și să le salvați doar pe cele de care veți avea nevoie din nou.

Dacă vă chinuiți să vă gestionați eficient căsuța de e-mail, puteți încerca Inbox by Gmail. Această aplicație grupează diferite tipuri de e-mailuri laolaltă.

Aceasta înseamnă că puteți vedea rapid actualizările sociale, chitanțele de achiziție sau itinerariile de călătorie fără a trece prin e-mailurile importante personale și de serviciu.

Prin parcurgerea e-mailurilor mai puțin importante, puteți lucra prin căsuța dvs. de primire și mai rapid.

Acesta este unul dintre numeroasele instrumente diferite care vă pot ajuta să reduceți timpul pe care îl petreceți trimițând și primind e-mailuri și vă va economisi o mulțime de ore, menținându-vă în același timp mai organizat.

Curățați-vă lista de lectură

Dacă sunteți ca o mulțime de antreprenori, găsiți în mod constant articole despre care știți că vă vor ajuta să vă dezvoltați afacerea și să vă creșteți veniturile și conversiile.

Dacă nu aveți timp să citiți articolul, totuși, probabil că îl stocați în altă parte, cum ar fi un marcaj în browserul dvs. sau trimițându-l prin e-mail.

Dacă acesta este cazul, veți dori să schimbați această listă greoaie de articole în ceva ce puteți gestiona cu ușurință.

Vă recomand Pocket, care vă ajută să țineți evidența articolelor și videoclipurilor pe care doriți să le citiți sau să le vizionați mai târziu. Este un sistem simplu care păstrează articolele interesante pe care le salvați.

Pentru a-l folosi, veți dori mai întâi să găsiți un articol care pare interesant. Dacă instalați extensia Pocket Chrome, va trebui să faceți clic pe ea în fereastra browserului.

În meniul derulant care apare, puteți adăuga o etichetă și puteți vedea articolele conexe pe care alții le-au salvat pentru a le citi mai târziu.

Instantaneu, noul articol pe care îl salvați va apărea în lista principală de articole de citit pe Pocket.

Chiar și mai bine, articolele pe care le salvați pe Pocket sunt disponibile pentru a fi citite pe toate dispozitivele dvs. Acest lucru face mai ușor să continuați să citiți pe telefon atunci când călătoriți.

Având o listă de lectură a articolelor pe Pocket vă permite să salvați rapid piesele interesante fără a crea o listă dezordonată undeva pe computer.

Dacă citiți mult online, este o modalitate excelentă de a vă organiza materialele de lectură și de a le păstra disponibile pentru a fi accesate pe toate dispozitivele dvs.

Reduceți stocarea fizică a hârtiilor

Am menționat mai devreme că birocrația este o frustrare uriașă pentru mulți proprietari de afaceri mici.

Puteți reduce cantitatea de timp pe care o petreceți gestionând birocrația creând mai întâi un sistem de organizare pentru locul dvs. de muncă.

Dacă doriți, puteți transforma gestionarea hârtiilor dintr-o sarcină internă în ceva ce o altă companie face pentru dumneavoastră.

Dacă niciuna dintre acestea nu sună ca o opțiune atrăgătoare , nu toate speranțele sunt pierdute. Începeți prin a vă organiza documentele stocate într-o ordine logică.

Asigurați-vă că păstrați cele mai importante documente în apropiere pentru un acces ușor.

Pentru orice documente de care nu mai aveți nevoie, ar trebui să scăpați de ele. Cu cât mai multe hârtii de care scăpați, cu atât mai puțin spațiu va trebui să vă faceți griji.

Acesta este cel mai eficient mod de a vă păstra actele organizate fără sisteme de management extinse. Pur și simplu aruncați ceea ce nu este necesar.

Dacă păstrați fișiere și documente importante care nu pot fi aruncate, luați în considerare posibilitatea de a folosi un serviciu precum Shred-It pentru a vă distruge documentele.

Aceasta este o modalitate excelentă de a rămâne în siguranță și de a reduce volumul de muncă și deranjul asociat cu hârtiile pe care trebuie să le gestionați zilnic.

Cu cât sunt mai puține piese de care trebuie să vă faceți griji în sistemul organizatoric al afacerii dvs. mici, cu atât mai mult vă veți putea concentra pe ceea ce contează cel mai mult pentru afacerea dvs.

Concluzie

Dacă doriți să vă dezvoltați afacerea, trebuie să vă asigurați că sunteți organizat pentru a face față creșterii inevitabile pe care ar trebui să vă așteptați să o vedeți.

Pentru a face acest lucru, trebuie să vă asigurați că finanțele dvs. sunt în ordine. Asigurați-vă că vă urmăriți chitanțele de cheltuieli și tranzacțiile.

Asigurați-vă că sunteți pregătit pentru orice taxe care trebuie plătite în cursul anului.

Dacă finanțele dvs. sunt organizate, trebuie să vă asigurați că și spațiul dvs. de birou este organizat. Folosiți câteva metode dovedite pentru creșterea productivității prin organizarea spațiului de depozitare.

Și, deși s-ar putea să nu fie o soluție pentru toată lumea, luați în considerare posibilitatea de a renunța la hârtie. Stocați toate documentele dvs. în cloud și distrugeți hârtiile suplimentare care vă aglomerează spațiul de lucru.

Timpul dvs. este unul dintre cele mai prețioase bunuri ale dvs. ca proprietar de mică afacere, așa că asigurați-vă că este organizat cu urmărirea și programarea timpului.

Vegheați la reducerea sarcinilor dvs. prin îmbunătățirea fluxului de lucru al e-mailurilor, gestionarea listei de lectură și păstrarea notelor, parolelor și a biroului organizat.

În cele din urmă, automatizați-vă campaniile de marketing și păstrați un proces pentru a vă ocupa de relațiile cu clienții și de asistență.

Ce strategii veți folosi pentru a vă menține organizată mica afacere?

.